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Expertises
Achats & Source-to-Pay.
Chaque franc engagé par l’entreprise passe par les achats. Nous structurons la fonction de bout en bout, du sourcing au paiement, sur SAP Ariba, sur les achats de SAP S/4HANA ou sur Odoo : référentiel fournisseurs, appels d’offres, contrats, commandes, réceptions, factures et rapprochement. Avec les réalités de la sous-région : fournisseurs locaux, importations en devises, transit par le Port de Dakar, commande publique pour les institutions.
Le problème
Des achats qui s’engagent partout et ne se voient nulle part.
Des commandes passées par téléphone et régularisées après coup. Un fichier fournisseurs où le même partenaire existe trois fois, sous trois orthographes. Des contrats négociés, puis oubliés au moment de commander. Des importations dont le coût d’approche (fret, assurance, droits de douane, transit, manutention portuaire) n’arrive dans le prix de revient que des semaines plus tard, quand il arrive. Des factures rapprochées à la main, des doublons payés deux fois, une séparation des tâches qui repose sur la confiance plutôt que sur le système. La direction financière découvre les engagements à la facture. La direction générale découvre les dérives au bilan. Ce n’est pas une question de rigueur des acheteurs. C’est une question de processus outillé.
Notre approche
Rendre chaque engagement visible avant qu’il ne soit payé.
Cartographier
Dépenses par catégorie et par fournisseur, circuits d’approbation réels, points où l’engagement échappe au système : commandes hors processus, factures sans commande, avances non suivies.
Concevoir
Processus cible de la demande au paiement : catégories d’achat, seuils et délégations d’approbation, séparation des tâches, référentiel fournisseurs unique, règles de rapprochement et de blocage des écarts.
Outiller
Mise en œuvre sur SAP Ariba, sur les achats de SAP S/4HANA ou sur Odoo, dans le standard, intégrée à la finance et aux stocks. Portail fournisseurs quand le volume le justifie.
Ancrer
Indicateurs de conformité au contrat et au processus, formation des acheteurs et des demandeurs, revue régulière des fournisseurs. La fonction achats se pilote, elle ne se subit plus.
Le périmètre
De la demande au paiement, sept maillons.
Source-to-Pay couvre tout le cycle : trouver, contracter, commander, recevoir, contrôler, payer. Chaque maillon a ses règles et ses briques logicielles. Nous les traitons ensemble ou séparément, selon votre point de départ.
- Sourcing & appels d’offres
Consultations structurées, grilles de comparaison, historique des offres reçues, décision d’attribution tracée. Pour les institutions publiques et les organisations financées par des bailleurs, les procédures de passation sont portées par l’outil et auditables.
- Référentiel fournisseurs
Création contrôlée, dédoublonnage, pièces justificatives (NINEA, registre du commerce, coordonnées bancaires), évaluation et segmentation entre fournisseurs locaux et étrangers. Un fournisseur, une fiche, une seule fois.
- Contrats
Contrats cadres, prix négociés, quantités engagées, échéances et renouvellements. Au moment de commander, le système propose le contrat en vigueur : le prix négocié s’applique, l’exception se justifie.
- Demandes & commandes
Demandes d’achat, circuits d’approbation par seuil et par catégorie, commandes issues d’un contrat ou d’un appel d’offres, engagements visibles en finance dès leur création. Fini les régularisations.
- Importations & réceptions
Commande en devise, suivi du transit et des documents (connaissement, déclaration en douane), coûts d’approche imputés au bon article dès la réception, contrôle qualité et entrée en stock au magasin.
- Factures & rapprochement
Rapprochement commande, réception et facture, détection des doublons, blocage automatique des écarts de prix ou de quantité, lecture automatique des factures fournisseurs pour réduire la saisie.
- Paiements
Échéanciers, propositions de paiement, virements bancaires ou mobile money selon le fournisseur, avec une séparation stricte entre celui qui commande, celui qui réceptionne et celui qui paie.
Le contexte
Les achats de la sous-région ont leurs réalités.
Un processus achats copié d’un manuel générique tient rarement face aux conditions du terrain. Nous concevons avec ces réalités, pas contre elles.
Fournisseurs locaux
Artisans, PME, grossistes, prestataires : des partenaires essentiels, parfois peu outillés. Le processus doit rester simple pour eux (bon de commande clair, réception rapide, paiement à l’heure) tout en gardant la traçabilité que la finance exige.
Importations et transit
Commandes en devises, paiement à l’ordre ou par crédit documentaire, transit par le Port de Dakar vers le Sénégal ou le Mali, dédouanement, transport terminal. Le coût complet d’un article importé doit se lire dans le système, pas se reconstituer à la fin du trimestre.
Commande publique
Pour les administrations, établissements publics et organisations financées par des bailleurs : procédures de passation formalisées, seuils, publicité, commissions, traçabilité de chaque décision et reddition de comptes. Le système doit produire la preuve, pas seulement la commande.
Doublons, fraude et séparation des tâches
Fournisseur créé deux fois, facture payée deux fois, commande et réception validées par la même personne : les failles classiques se ferment par le paramétrage. Rôles distincts, seuils d’approbation, alertes sur les anomalies et piste d’audit complète.
La technologie
Les briques du cycle Source-to-Pay.
Nous choisissons la brique à la taille de l’entreprise et de ses volumes d’achat, et nous la faisons travailler avec la finance et les stocks. Un seul fil, de l’appel d’offres au paiement.
Le résultat
Des achats qui protègent la marge.
- Engagements
Chaque commande est connue de la finance dès son approbation. Le budget se pilote sur l’engagé, pas sur le payé.
- Fournisseurs
Un référentiel unique et fiable, des fournisseurs évalués, des contrats appliqués au moment de commander plutôt que retrouvés après coup.
- Coût de revient
Le coût complet des articles importés, droits et transit compris, est connu à la réception. Les prix de vente et les marges se décident sur des chiffres justes.
- Contrôle
Doublons bloqués, écarts arrêtés avant paiement, séparation des tâches garantie par les rôles du système, piste d’audit disponible pour le commissaire aux comptes et les bailleurs.
- Trésorerie
Des échéances fournisseurs visibles à l’avance, en FCFA et en devises, qui alimentent la prévision de trésorerie au lieu de la surprendre.
- Équipes
Les acheteurs négocient et évaluent au lieu de saisir et de relancer. Les demandeurs commandent en quelques clics, dans le cadre prévu.
Diagnostic achats
Parlons de vos prochains engagements.
Un premier échange avec un consultant AGILICIS pour situer votre fonction achats : processus, référentiel fournisseurs, importations, contrôles et outils en place.
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