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Industries

Rendre compte à chaque bailleur, sans perdre le terrain.

Dakar accueille de nombreux bureaux régionaux d’organisations internationales et d’ONG. De là, elles pilotent des programmes dans plusieurs pays, avec plusieurs bailleurs, plusieurs devises et des équipes souvent loin d’une connexion fiable. Nous mettons SAP, Odoo et Salesforce au service de cette gestion : subventions, budgets, achats, ressources humaines et données des bénéficiaires, avec la reddition de comptes en ligne de mire.

Le contexte

Une subvention, un budget, un rapport : chaque bailleur a ses règles.

Un programme financé par plusieurs bailleurs se gère comme plusieurs projets à la fois. Chaque convention fixe son budget, ses lignes autorisées, ses règles d’achat, son calendrier de rapports et sa devise. Les dépenses sont engagées en francs CFA, financées en euros ou en dollars, et justifiées selon le format de chacun. Les équipes des bureaux pays saisissent parfois hors connexion, puis synchronisent. Les auditeurs demandent la pièce derrière chaque ligne. Beaucoup d’organisations tiennent encore ce suivi dans des tableurs, un logiciel comptable et des courriels. La transformation consiste à faire de la subvention l’axe du système : chaque dépense rattachée à un bailleur, une ligne budgétaire et un pays dès la saisie, pour que le rapport se produise depuis le système au lieu d’être reconstruit à côté.

Les enjeux

Ce qui se joue entre la convention et l’audit.

Enjeu 01

Subventions & programmes

Gérer chaque subvention comme un projet : convention, budget par bailleur et par ligne, cofinancements, consommation suivie en temps réel, alertes avant dépassement et échéances de rapport tenues.

Enjeu 02

Reporting aux bailleurs

Produire le rapport financier au format attendu par chaque bailleur depuis le système, avec les taux de change appliqués, les pièces justificatives rattachées et un rapprochement avec la comptabilité générale qui ne prend plus des semaines.

Enjeu 03

Achats & passation de marchés

Appliquer les règles d’achat propres à chaque financement : seuils, mise en concurrence, comparatifs d’offres, comités d’attribution et contrats, avec une traçabilité complète pour les vérifications des bailleurs.

Enjeu 04

Multi-devises & multi-pays

Des dépenses en XOF, des financements en EUR ou en USD, des bureaux dans plusieurs États aux fiscalités différentes : une comptabilité qui tient les trois devises, les écarts de change et la consolidation sans double saisie.

Enjeu 05

Ressources humaines & contrats locaux

Contrats de droit local liés à la durée des financements, paie et déclarations sociales sénégalaises, temps de travail ventilé entre projets et bailleurs : la masse salariale justifiée jusqu’au dernier pourcentage.

Enjeu 06

Données des bénéficiaires

Les données des personnes accompagnées sont sensibles. Elles relèvent de la loi n° 2008-12 et des formalités auprès de la CDP : finalités déclarées, accès limités et tracés, hébergement décidé en connaissance de cause.

Les processus concernés

De la convention au rapport final.

Subventions & budgets

Enregistrement des conventions, budgets par bailleur, par ligne et par pays, avenants, cofinancements, suivi de la consommation et prévisions de dépenses jusqu’à la fin du financement.

Comptabilité & trésorerie

Comptabilité analytique par projet et par bailleur, appels de fonds, avances aux bureaux pays, rapprochements bancaires, trésorerie par devise, états SYSCOHADA pour les entités de droit local.

Achats & passation de marchés

Demandes d’achat rattachées à une ligne budgétaire, procédures selon les règles du financement, comparatifs, contrats, réceptions et dossiers d’achat complets, prêts pour l’audit.

Ressources humaines & paie

Contrats locaux et internationaux, feuilles de temps par projet, paie et déclarations sociales, imputation de la masse salariale aux financements.

Terrain & collecte de données

Enregistrement des bénéficiaires, distributions, enquêtes et suivi des activités sur des applications mobiles qui fonctionnent hors connexion et se synchronisent dès que le réseau revient.

Reddition de comptes & audits

Rapports financiers et narratifs par bailleur, pièces justificatives numérisées et rattachées, piste d’audit complète, préparation des vérifications externes sans reconstruction manuelle.

Partenaires, donateurs & bénéficiaires

Suivi des relations avec les partenaires de mise en œuvre, les donateurs et les bénéficiaires dans un même outil, avec Salesforce Nonprofit Cloud.

Pilotage & reporting

Tableaux de bord par programme, par pays et par bailleur, indicateurs d’activité et de résultat, vues partagées avec les directions et les partenaires financiers.

Solutions

Les solutions du secteur.

Un ERP à la taille de l’organisation pour les subventions, la comptabilité, les achats et la paie ; Salesforce pour les relations ; la data pour rendre compte. Les trois reliés par la même équipe.

SAP S/4HANA SAP Business One Odoo Salesforce Nonprofit Cloud Salesforce Experience Cloud MuleSoft Power BI Tableau Applications hors connexion sur mesure

Une organisation internationale de grande taille relève de SAP S/4HANA, ou de SAP Business One pour un bureau régional aux opérations plus ramassées. Une ONG de taille moyenne trouve dans Odoo une comptabilité analytique par projet et par bailleur, avec les états SYSCOHADA. Salesforce Nonprofit Cloud porte la relation avec les partenaires, les donateurs et les bénéficiaires. Power BI ou Tableau donnent aux directions de programme et aux bailleurs une vue partagée des mêmes chiffres. Sur le terrain, une application hors connexion sur mesure remplace les fiches papier et alimente le système dès le retour du réseau.

Vos programmes, vos bailleurs

Parlons de la gestion de vos programmes.

Un premier échange pour situer vos financements, vos bureaux pays, votre paysage applicatif et les gains atteignables sur le reporting, les achats et le terrain.

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