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Especialidades
Compras y Source-to-Pay.
Cada franco comprometido por la empresa pasa por las compras. Estructuramos la función de principio a fin, del sourcing al pago, en SAP Ariba, en las compras de SAP S/4HANA o en Odoo: maestro de proveedores, licitaciones, contratos, pedidos, recepciones, facturas y conciliación. Con las realidades de la subregión: proveedores locales, importaciones en divisas, tránsito por el Puerto de Dakar, contratación pública para las instituciones.
El problema
Unas compras que se comprometen en todas partes y no se ven en ninguna.
Pedidos cursados por teléfono y regularizados después. Un fichero de proveedores donde el mismo socio existe tres veces, con tres grafías distintas. Contratos negociados y luego olvidados a la hora de comprar. Importaciones cuyo coste de aproximación (flete, seguro, derechos de aduana, tránsito, manipulación portuaria) no llega al precio de coste hasta semanas más tarde, cuando llega. Facturas conciliadas a mano, duplicados pagados dos veces, una separación de funciones que descansa en la confianza más que en el sistema. La dirección financiera descubre los compromisos en la factura. La dirección general descubre las desviaciones en el balance. No es una cuestión de rigor de los compradores. Es una cuestión de proceso equipado.
Nuestro enfoque
Hacer visible cada compromiso antes de que se pague.
Cartografiar
Gastos por categoría y por proveedor, circuitos de aprobación reales, puntos donde el compromiso se escapa del sistema: pedidos fuera de proceso, facturas sin pedido, anticipos sin seguimiento.
Concebir
Proceso objetivo de la solicitud al pago: categorías de compra, umbrales y delegaciones de aprobación, separación de funciones, maestro de proveedores único, reglas de conciliación y de bloqueo de las desviaciones.
Equipar
Implementación en SAP Ariba, en las compras de SAP S/4HANA o en Odoo, en el estándar, integrada con las finanzas y las existencias. Portal de proveedores cuando el volumen lo justifica.
Anclar
Indicadores de conformidad con el contrato y con el proceso, formación de los compradores y de los solicitantes, revisión periódica de los proveedores. La función de compras se dirige, ya no se padece.
El perímetro
De la solicitud al pago, siete eslabones.
Source-to-Pay cubre todo el ciclo: encontrar, contratar, pedir, recibir, controlar, pagar. Cada eslabón tiene sus reglas y sus componentes de software. Los tratamos juntos o por separado, según su punto de partida.
- Sourcing y licitaciones
Consultas estructuradas, cuadros de comparación, histórico de las ofertas recibidas, decisión de adjudicación trazada. Para las instituciones públicas y las organizaciones financiadas por donantes, los procedimientos de adjudicación se soportan en la herramienta y son auditables.
- Maestro de proveedores
Creación controlada, eliminación de duplicados, documentos justificativos (NINEA, registro mercantil, datos bancarios), evaluación y segmentación entre proveedores locales y extranjeros. Un proveedor, una ficha, una sola vez.
- Contratos
Contratos marco, precios negociados, cantidades comprometidas, vencimientos y renovaciones. En el momento de pedir, el sistema propone el contrato vigente: el precio negociado se aplica, la excepción se justifica.
- Solicitudes y pedidos
Solicitudes de compra, circuitos de aprobación por umbral y por categoría, pedidos derivados de un contrato o de una licitación, compromisos visibles en finanzas desde su creación. Se acabaron las regularizaciones.
- Importaciones y recepciones
Pedido en divisas, seguimiento del tránsito y de los documentos (conocimiento de embarque, declaración de aduanas), costes de aproximación imputados al artículo correcto desde la recepción, control de calidad y entrada en existencias en el almacén.
- Facturas y conciliación
Conciliación entre pedido, recepción y factura, detección de duplicados, bloqueo automático de las desviaciones de precio o de cantidad, lectura automática de las facturas de proveedores para reducir la captura.
- Pagos
Calendarios de vencimientos, propuestas de pago, transferencias bancarias o dinero móvil según el proveedor, con una separación estricta entre quien pide, quien recibe y quien paga.
El contexto
Las compras de la subregión tienen sus realidades.
Un proceso de compras copiado de un manual genérico rara vez resiste las condiciones del terreno. Diseñamos con esas realidades, no contra ellas.
Proveedores locales
Artesanos, pymes, mayoristas, prestadores de servicios: socios esenciales, a veces poco equipados. El proceso debe seguir siendo sencillo para ellos (pedido claro, recepción rápida, pago puntual) manteniendo a la vez la trazabilidad que las finanzas exigen.
Importaciones y tránsito
Pedidos en divisas, pago a la orden o mediante crédito documentario, tránsito por el Puerto de Dakar hacia Senegal o Malí, despacho de aduanas, transporte terminal. El coste completo de un artículo importado debe leerse en el sistema, no reconstituirse al final del trimestre.
Contratación pública
Para las administraciones, los organismos públicos y las organizaciones financiadas por donantes: procedimientos de adjudicación formalizados, umbrales, publicidad, comisiones, trazabilidad de cada decisión y rendición de cuentas. El sistema debe producir la prueba, no solo el pedido.
Duplicados, fraude y separación de funciones
Proveedor creado dos veces, factura pagada dos veces, pedido y recepción validados por la misma persona: los fallos clásicos se cierran mediante la parametrización. Roles distintos, umbrales de aprobación, alertas sobre las anomalías y pista de auditoría completa.
La tecnología
Los componentes del ciclo Source-to-Pay.
Elegimos el componente al tamaño de la empresa y de sus volúmenes de compra, y lo hacemos trabajar con las finanzas y las existencias. Un solo hilo, de la licitación al pago.
El resultado
Unas compras que protegen el margen.
- Compromisos
Cada pedido es conocido por las finanzas desde su aprobación. El presupuesto se dirige sobre lo comprometido, no sobre lo pagado.
- Proveedores
Un maestro único y fiable, proveedores evaluados, contratos aplicados en el momento de pedir en lugar de recuperados después.
- Precio de coste
El coste completo de los artículos importados, derechos y tránsito incluidos, se conoce en la recepción. Los precios de venta y los márgenes se deciden sobre cifras exactas.
- Control
Duplicados bloqueados, desviaciones detenidas antes del pago, separación de funciones garantizada por los roles del sistema, pista de auditoría disponible para el auditor de cuentas y los donantes.
- Tesorería
Vencimientos de proveedores visibles con antelación, en FCFA y en divisas, que alimentan la previsión de tesorería en lugar de sorprenderla.
- Equipos
Los compradores negocian y evalúan en lugar de teclear y reclamar. Los solicitantes piden en unos clics, en el marco previsto.
Diagnóstico de compras
Hablemos de sus próximos compromisos.
Una primera conversación con un consultor de AGILICIS para situar su función de compras: procesos, maestro de proveedores, importaciones, controles y herramientas existentes.
Hablemos →