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Industrias
Rendir cuentas a cada donante, sin perder el terreno.
Dakar acoge numerosas oficinas regionales de organizaciones internacionales y de ONG. Desde allí, pilotan programas en varios países, con varios donantes, varias divisas y equipos a menudo lejos de una conexión fiable. Ponemos SAP, Odoo y Salesforce al servicio de esta gestión: subvenciones, presupuestos, compras, recursos humanos y datos de los beneficiarios, con la rendición de cuentas como objetivo.
El contexto
Una subvención, un presupuesto, un informe: cada donante tiene sus reglas.
Un programa financiado por varios donantes se gestiona como varios proyectos a la vez. Cada convenio fija su presupuesto, sus líneas autorizadas, sus reglas de compra, su calendario de informes y su divisa. Los gastos se comprometen en francos CFA, se financian en euros o en dólares, y se justifican según el formato de cada uno. Los equipos de las oficinas de país registran a veces sin conexión, y después sincronizan. Los auditores piden el justificante detrás de cada línea. Muchas organizaciones siguen llevando este seguimiento en hojas de cálculo, un programa contable y correos electrónicos. La transformación consiste en hacer de la subvención el eje del sistema: cada gasto vinculado a un donante, una línea presupuestaria y un país desde su registro, para que el informe se produzca desde el sistema en lugar de reconstruirse al margen.
Los retos
Lo que está en juego entre el convenio y la auditoría.
Subvenciones y programas
Gestionar cada subvención como un proyecto: convenio, presupuesto por donante y por línea, cofinanciaciones, consumo seguido en tiempo real, alertas antes de superar el límite y plazos de informe cumplidos.
Reporting a los donantes
Producir el informe financiero en el formato esperado por cada donante desde el sistema, con los tipos de cambio aplicados, los justificantes vinculados y una conciliación con la contabilidad general que ya no lleva semanas.
Compras y adjudicación de contratos
Aplicar las reglas de compra propias de cada financiación: umbrales, concurrencia, comparativas de ofertas, comités de adjudicación y contratos, con una trazabilidad completa para las verificaciones de los donantes.
Multidivisa y multipaís
Gastos en XOF, financiaciones en EUR o en USD, oficinas en varios Estados con fiscalidades diferentes: una contabilidad que sostiene las tres divisas, las diferencias de cambio y la consolidación sin doble registro.
Recursos humanos y contratos locales
Contratos de derecho local vinculados a la duración de las financiaciones, nómina y declaraciones sociales senegalesas, tiempo de trabajo desglosado entre proyectos y donantes: la masa salarial justificada hasta el último porcentaje.
Datos de los beneficiarios
Los datos de las personas acompañadas son sensibles. Están sujetos a la ley n.º 2008-12 y a los trámites ante la CDP: finalidades declaradas, accesos limitados y trazados, alojamiento decidido con conocimiento de causa.
Los procesos afectados
Del convenio al informe final.
- Subvenciones y presupuestos
Registro de los convenios, presupuestos por donante, por línea y por país, modificaciones, cofinanciaciones, seguimiento del consumo y previsiones de gasto hasta el final de la financiación.
- Contabilidad y tesorería
Contabilidad analítica por proyecto y por donante, solicitudes de fondos, anticipos a las oficinas de país, conciliaciones bancarias, tesorería por divisa, estados SYSCOHADA para las entidades de derecho local.
- Compras y adjudicación de contratos
Solicitudes de compra vinculadas a una línea presupuestaria, procedimientos según las reglas de la financiación, comparativas, contratos, recepciones y expedientes de compra completos, listos para la auditoría.
- Recursos humanos y nómina
Contratos locales e internacionales, hojas de tiempo por proyecto, nómina y declaraciones sociales, imputación de la masa salarial a las financiaciones.
- Terreno y recogida de datos
Registro de los beneficiarios, distribuciones, encuestas y seguimiento de las actividades en aplicaciones móviles que funcionan sin conexión y se sincronizan en cuanto vuelve la red.
- Rendición de cuentas y auditorías
Informes financieros y narrativos por donante, justificantes digitalizados y vinculados, pista de auditoría completa, preparación de las verificaciones externas sin reconstrucción manual.
- Socios, donantes y beneficiarios
Seguimiento de las relaciones con los socios de implementación, los donantes y los beneficiarios en una misma herramienta, con Salesforce Nonprofit Cloud.
- Pilotaje y reporting
Cuadros de mando por programa, por país y por donante, indicadores de actividad y de resultado, vistas compartidas con las direcciones y los socios financieros.
Soluciones
Las soluciones del sector.
Un ERP a la medida de la organización para las subvenciones, la contabilidad, las compras y la nómina; Salesforce para las relaciones; los datos para rendir cuentas. Los tres conectados por el mismo equipo.
Una organización internacional de gran tamaño entra en el ámbito de SAP S/4HANA, o de SAP Business One para una oficina regional con operaciones más reducidas. Una ONG de tamaño medio encuentra en Odoo una contabilidad analítica por proyecto y por donante, con los estados SYSCOHADA. Salesforce Nonprofit Cloud sostiene la relación con los socios, los donantes y los beneficiarios. Power BI o Tableau ofrecen a las direcciones de programa y a los donantes una vista compartida de las mismas cifras. En el terreno, una aplicación sin conexión a medida sustituye las fichas de papel y alimenta el sistema en cuanto vuelve la red.
Especialidades AGILICIS
Los equipos que llevan a cabo estas transformaciones.
Finanzas
Contabilidad por proyecto y por donante, divisas, tesorería, cierre SYSCOHADA y preparación de las auditorías.
EspecialidadCompras y Source-to-Pay
Procedimientos de compra según las reglas de cada financiación, proveedores locales e importaciones, expedientes listos para la verificación.
ServicioData & Analytics
Cuadros de mando por programa, país y donante en Power BI o Tableau, sobre una base de datos fiabilizada.
ServicioAplicaciones a medida
Aplicaciones de terreno sin conexión, portales de socios e integración con el ERP y el CRM.
ServicioSeguridad y riesgos IT
Protección de los datos de los beneficiarios, conformidad con la ley n.º 2008-12 y con los trámites CDP, accesos y alojamiento controlados.
Sus programas, sus donantes
Hablemos de la gestión de sus programas.
Un primer intercambio para situar sus financiaciones, sus oficinas de país, su panorama aplicativo y las ganancias alcanzables en el reporting, las compras y el terreno.
Hablemos →