Cierre SYSCOHADA: lo que revela de su ERP.

Hemos adquirido la costumbre, al llegar a un cliente, de sentarnos con el equipo contable durante un cierre antes de leer documentación alguna. No por afición al folclore: porque el cierre concentra en unos días todo lo que el resto del año disimula. Los procesos previos pueden vivir mucho tiempo con sus aproximaciones. El cierre, en cambio, debe producir una cifra correcta, fechada, oponible ante el auditor de cuentas y ante la administración fiscal. Absorbe, por tanto, mes tras mes, el coste de todo lo que se ha registrado mal, eludido o improvisado más arriba. Su duración y su penosidad son la factura consolidada de esas renuncias.

Lo que el ERP debe producir de forma nativa

En el espacio OHADA, el cierre no es solo un ejercicio interno. El Acto uniforme relativo al derecho contable y a la información financiera impone un juego de estados: el balance, la cuenta de resultados, el estado de flujos de tesorería, que sustituyó al antiguo TAFIRE, y las notas anexas. Esos estados deben salir del ERP. No de un retratamiento en Excel que parte de un balance de sumas y saldos extraído, ni de un despacho externo que reconstruye los flujos de tesorería a mano cada trimestre. Un sistema que no sabe producir sus estados SYSCOHADA a partir de sus propios datos no está localizado; está tolerado.

La misma exigencia para el IVA. En Senegal, el tipo general es del 18 %, con sus regímenes particulares, sus exenciones y sus obligaciones declarativas. El sistema debe calcular, imputar y declarar sin intervención manual sobre los importes. En cuanto un equipo recalcula el IVA en una hoja de cálculo «porque el módulo no saca la base correcta», el problema no es fiscal. Está en la parametrización, o en un proceso que elude el sistema.

Tres síntomas, tres causas

El primer síntoma son las conciliaciones manuales. Cuando un equipo pasa sus tardes reconciliando la contabilidad general con la analítica, las existencias con el libro mayor, las cuentas intragrupo entre filiales, el problema no es la competencia de los contables. Es que los datos no concuerdan en origen: las mismas operaciones registradas dos veces según dos lógicas, datos maestros divergentes, imputaciones dejadas a criterio de quien las introduce. La conciliación de fin de mes repara a mano lo que los datos de origen deberían haber garantizado.

El segundo síntoma son los retratamientos en Excel. Cada libro cuenta la misma historia: en algún lugar, un proceso real ya no pasa por el sistema. El descuento concedido fuera de la herramienta, la provisión calculada aparte, el estado SYSCOHADA remontado línea a línea porque «el estándar no lo saca así», la valoración de existencias corregida a posteriori. La hoja de cálculo rara vez es pereza; es la huella de una elusión convertida en institución. Funciona, hasta el día en que su autor cambia de puesto.

Lo que lleva al tercer síntoma, el más revelador: el cierre que descansa en dos personas. Si el calendario de cierre se organiza en torno a las vacaciones de dos colaboradores, es que secciones enteras del sistema, desarrollos específicos, informes a medida, cadenas de tratamientos, solo existen en su memoria. Un específico no documentado no es un activo; es un riesgo a la espera de fecha. El cierre es simplemente el lugar donde ese riesgo se vuelve visible doce veces al año.

El cierre absorbe, mes tras mes, el coste de todo lo que se ha registrado mal, eludido o improvisado más arriba. Su duración es la factura consolidada.

El caso de los grupos multisociedad de la UEMOA

Un grupo presente en varios Estados de la unión comparte una moneda, el franco CFA, y un referencial contable, el SYSCOHADA. Sobre el papel, la consolidación debería ser sencilla. En la práctica, cada filial tiene su fiscalidad, sus obligaciones declarativas, a veces su plan de cuentas detallado, y a menudo su propia herramienta. El cierre de grupo se convierte entonces en recogida de archivos, retratamientos de asientos intragrupo y reconciliaciones de saldos que no se hablan entre sí. El tiempo dedicado a consolidar es el tiempo que falta para analizar.

Lo que buscamos en un ERP de grupo regional: un plan de cuentas común con sus declinaciones nacionales, sociedades parametrizadas en un mismo sistema, flujos intragrupo que se eliminan porque se han registrado de la misma manera en ambos lados, y un cierre que se desarrolla en el mismo orden en Dakar, en Bamako y en Cotonú. No es una proeza técnica. Es una decisión de armonización, tomada por la dirección financiera antes de la parametrización.

Lo que el diario universal cambia, y lo que no cambia

SAP S/4HANA aporta en este terreno un cambio de fondo: el diario universal. Contabilidad general, analítica, inmovilizado, valoración de existencias dejan de ser mundos llevados en paralelo y reconciliados a posteriori; se escriben en un mismo dato, en tiempo real. Toda una categoría de conciliaciones desaparece, no porque se haya automatizado, sino porque la desviación que corregía ya no puede producirse estructuralmente. Los estados SYSCOHADA y el reporting de dirección parten entonces de la misma fuente, lo que pone fin a las «dos verdades» entre la contabilidad y el control de gestión.

Pero el diario universal cambia el dato, no la disciplina. Si los procesos previos siguen eludiéndose, los libros de retratamiento sobrevivirán a la migración; simplemente partirán de extracciones más frescas. Si las imputaciones siguen siendo cuestión de preferencia individual, el dato único llevará elecciones incoherentes con perfecta fidelidad. Un núcleo nuevo hereda las costumbres que se le aportan. La tecnología suprime las reconciliaciones estructurales; no suprime ninguna de las reconciliaciones culturales.

Leer el propio cierre como una auditoría

De ahí una sugerencia que hacemos a menudo, porque no cuesta nada: instrumente su próximo cierre como instrumentaría un proceso industrial. Enumere cada tarea, su responsable, su duración y, sobre todo, su naturaleza: ¿control legítimo, o reparación de un defecto previo? Cada conciliación manual señala un dato que fiabilizar en origen. Cada libro de Excel señala un proceso que hay que devolver al sistema, o una carencia de localización que cubrir. Cada tarea que solo una persona sabe hacer señala un específico que documentar, estandarizar o suprimir. Obtendrá una cartografía de las debilidades de su ERP más honesta que muchas auditorías, elaborada por las personas que las sufren.

Este ejercicio cobra especial relieve ante la proximidad del vencimiento de 2027. La lista de reparaciones recurrentes de su cierre es exactamente la lista de lo que una conversión mal preparada transportará tal cual a SAP S/4HANA. A la inversa, es en el cierre donde se juzga una conversión lograda: el primer cierre posterior dice de inmediato si el programa ha saneado los datos, ha producido los estados SYSCOHADA de forma nativa y ha armonizado las filiales, o si ha trasladado los problemas a un sistema más rápido. Animamos a nuestros clientes a convertirlo en un criterio explícito de su programa SAP · S/4HANA y ERP, al mismo nivel que la migración de datos o el cumplimiento del presupuesto.

Esa es toda la convicción de nuestra especialidad en finanzas: el cierre no es una tarea tediosa que acelerar, es el instrumento de medida más fiable del que dispone una dirección financiera sobre su propio sistema. Solo hace falta aceptar leer lo que muestra.