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Competências
Compras & Source-to-Pay.
Cada franco que a empresa compromete passa pelas compras. Estruturamos a função de ponta a ponta, do sourcing ao pagamento, em SAP Ariba, nas compras do SAP S/4HANA ou em Odoo: referencial de fornecedores, concursos, contratos, encomendas, receções, faturas e reconciliação. Com as realidades da sub-região: fornecedores locais, importações em divisas, trânsito pelo Porto de Dakar, contratação pública para as instituições.
O problema
Compras que se comprometem em todo o lado e não se veem em lado nenhum.
Encomendas feitas por telefone e regularizadas a posteriori. Um ficheiro de fornecedores onde o mesmo parceiro existe três vezes, com três grafias diferentes. Contratos negociados e depois esquecidos na hora de encomendar. Importações cujo custo de aproximação (frete, seguro, direitos aduaneiros, trânsito, movimentação portuária) só chega ao preço de custo semanas mais tarde, quando chega. Faturas reconciliadas à mão, duplicados pagos duas vezes, uma segregação de funções que assenta na confiança em vez de assentar no sistema. A direção financeira descobre os compromissos na fatura. A direção geral descobre os desvios no balanço. Não é uma questão de rigor dos compradores. É uma questão de processo devidamente equipado.
A nossa abordagem
Tornar cada compromisso visível antes de ser pago.
Mapear
Despesas por categoria e por fornecedor, circuitos de aprovação reais, pontos onde o compromisso escapa ao sistema: encomendas fora do processo, faturas sem encomenda, adiantamentos não acompanhados.
Conceber
Processo-alvo da requisição ao pagamento: categorias de compra, limiares e delegações de aprovação, segregação de funções, referencial único de fornecedores, regras de reconciliação e de bloqueio dos desvios.
Equipar
Implementação em SAP Ariba, nas compras do SAP S/4HANA ou em Odoo, no standard, integrada com as finanças e os stocks. Portal de fornecedores quando o volume o justifica.
Ancorar
Indicadores de conformidade com o contrato e com o processo, formação dos compradores e dos requisitantes, revisão regular dos fornecedores. A função de compras conduz-se, já não se sofre.
O perímetro
Da requisição ao pagamento, sete elos.
O Source-to-Pay cobre todo o ciclo: encontrar, contratar, encomendar, receber, controlar, pagar. Cada elo tem as suas regras e os seus blocos de software. Tratamo-los em conjunto ou separadamente, consoante o seu ponto de partida.
- Sourcing & concursos
Consultas estruturadas, grelhas de comparação, histórico das propostas recebidas, decisão de adjudicação rastreada. Para as instituições públicas e as organizações financiadas por doadores, os procedimentos de contratação são suportados pela ferramenta e auditáveis.
- Referencial de fornecedores
Criação controlada, eliminação de duplicados, documentos comprovativos (NINEA, registo comercial, coordenadas bancárias), avaliação e segmentação entre fornecedores locais e estrangeiros. Um fornecedor, uma ficha, uma só vez.
- Contratos
Contratos-quadro, preços negociados, quantidades contratadas, prazos e renovações. Na hora de encomendar, o sistema propõe o contrato em vigor: o preço negociado aplica-se, a exceção justifica-se.
- Requisições & encomendas
Requisições de compra, circuitos de aprovação por limiar e por categoria, encomendas resultantes de um contrato ou de um concurso, compromissos visíveis nas finanças logo na sua criação. Acabaram-se as regularizações.
- Importações & receções
Encomenda em divisas, acompanhamento do trânsito e dos documentos (conhecimento de embarque, declaração aduaneira), custos de aproximação imputados ao artigo certo logo na receção, controlo de qualidade e entrada em stock no armazém.
- Faturas & reconciliação
Reconciliação entre encomenda, receção e fatura, deteção de duplicados, bloqueio automático dos desvios de preço ou de quantidade, leitura automática das faturas de fornecedores para reduzir a introdução manual.
- Pagamentos
Planos de vencimentos, propostas de pagamento, transferências bancárias ou mobile money consoante o fornecedor, com uma separação estrita entre quem encomenda, quem receciona e quem paga.
O contexto
As compras da sub-região têm as suas realidades.
Um processo de compras copiado de um manual genérico raramente resiste às condições do terreno. Concebemos com essas realidades, não contra elas.
Fornecedores locais
Artesãos, PME, grossistas, prestadores: parceiros essenciais, por vezes pouco equipados. O processo deve manter-se simples para eles (nota de encomenda clara, receção rápida, pagamento a horas) sem perder a rastreabilidade que as finanças exigem.
Importações e trânsito
Encomendas em divisas, pagamento à ordem ou por crédito documentário, trânsito pelo Porto de Dakar rumo ao Senegal ou ao Mali, desalfandegamento, transporte terminal. O custo completo de um artigo importado deve ler-se no sistema, e não reconstituir-se no fim do trimestre.
Contratação pública
Para as administrações, os estabelecimentos públicos e as organizações financiadas por doadores: procedimentos de contratação formalizados, limiares, publicidade, comissões, rastreabilidade de cada decisão e prestação de contas. O sistema deve produzir a prova, e não apenas a encomenda.
Duplicados, fraude e segregação de funções
Fornecedor criado duas vezes, fatura paga duas vezes, encomenda e receção validadas pela mesma pessoa: as falhas clássicas fecham-se com a parametrização. Papéis distintos, limiares de aprovação, alertas sobre as anomalias e uma pista de auditoria completa.
A tecnologia
Os blocos do ciclo Source-to-Pay.
Escolhemos o bloco à medida da empresa e dos seus volumes de compra, e fazemo-lo trabalhar com as finanças e os stocks. Um único fio, do concurso ao pagamento.
O resultado
Compras que protegem a margem.
- Compromissos
Cada encomenda é conhecida das finanças logo na sua aprovação. O orçamento gere-se pelo comprometido, não pelo pago.
- Fornecedores
Um referencial único e fiável, fornecedores avaliados, contratos aplicados na hora de encomendar em vez de encontrados a posteriori.
- Preço de custo
O custo completo dos artigos importados, direitos e trânsito incluídos, é conhecido na receção. Os preços de venda e as margens decidem-se sobre números certos.
- Controlo
Duplicados bloqueados, desvios travados antes do pagamento, segregação de funções garantida pelos papéis do sistema, pista de auditoria disponível para o revisor oficial de contas e para os doadores.
- Tesouraria
Vencimentos de fornecedores visíveis com antecedência, em FCFA e em divisas, que alimentam a previsão de tesouraria em vez de a surpreender.
- Equipas
Os compradores negoceiam e avaliam em vez de introduzir dados e de insistir. Os requisitantes encomendam em poucos cliques, dentro do quadro previsto.
Diagnóstico de compras
Falemos dos seus próximos compromissos.
Uma primeira conversa com um consultor AGILICIS para situar a sua função de compras: processos, referencial de fornecedores, importações, controlos e ferramentas existentes.
Vamos conversar →