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Indústrias
Prestar contas a cada financiador, sem perder o terreno.
Dakar acolhe numerosos escritórios regionais de organizações internacionais e de ONG. A partir daí, pilotam programas em vários países, com vários financiadores, várias moedas e equipas muitas vezes longe de uma ligação fiável. Pomos o SAP, o Odoo e o Salesforce ao serviço desta gestão: subvenções, orçamentos, compras, recursos humanos e dados dos beneficiários, com a prestação de contas como objetivo.
O contexto
Uma subvenção, um orçamento, um relatório: cada financiador tem as suas regras.
Um programa financiado por vários financiadores gere-se como vários projetos ao mesmo tempo. Cada convenção fixa o seu orçamento, as suas rubricas autorizadas, as suas regras de compra, o seu calendário de relatórios e a sua moeda. As despesas são comprometidas em francos CFA, financiadas em euros ou em dólares, e justificadas segundo o formato de cada um. As equipas dos escritórios nos países registam por vezes sem ligação, e sincronizam depois. Os auditores pedem o comprovativo por trás de cada linha. Muitas organizações ainda mantêm este acompanhamento em folhas de cálculo, num programa de contabilidade e em e-mails. A transformação consiste em fazer da subvenção o eixo do sistema: cada despesa associada a um financiador, a uma rubrica orçamental e a um país desde o registo, para que o relatório seja produzido a partir do sistema em vez de ser reconstruído à parte.
Os desafios
O que se joga entre a convenção e a auditoria.
Subvenções & programas
Gerir cada subvenção como um projeto: convenção, orçamento por financiador e por rubrica, cofinanciamentos, consumo acompanhado em tempo real, alertas antes de ultrapassar o limite e prazos de relatório cumpridos.
Reporting aos financiadores
Produzir o relatório financeiro no formato esperado por cada financiador a partir do sistema, com as taxas de câmbio aplicadas, os comprovativos associados e uma reconciliação com a contabilidade geral que já não demora semanas.
Compras & adjudicação de contratos
Aplicar as regras de compra próprias de cada financiamento: limiares, concorrência, comparação de propostas, comités de adjudicação e contratos, com uma rastreabilidade completa para as verificações dos financiadores.
Multimoeda & multipaís
Despesas em XOF, financiamentos em EUR ou em USD, escritórios em vários Estados com fiscalidades diferentes: uma contabilidade que suporta as três moedas, as diferenças cambiais e a consolidação sem dupla introdução de dados.
Recursos humanos & contratos locais
Contratos de direito local ligados à duração dos financiamentos, salários e declarações sociais senegalesas, tempo de trabalho ventilado entre projetos e financiadores: a massa salarial justificada até à última percentagem.
Dados dos beneficiários
Os dados das pessoas acompanhadas são sensíveis. Estão sujeitos à lei n.º 2008-12 e às formalidades junto da CDP: finalidades declaradas, acessos limitados e registados, alojamento decidido com conhecimento de causa.
Os processos envolvidos
Da convenção ao relatório final.
- Subvenções & orçamentos
Registo das convenções, orçamentos por financiador, por rubrica e por país, adendas, cofinanciamentos, acompanhamento do consumo e previsões de despesas até ao fim do financiamento.
- Contabilidade & tesouraria
Contabilidade analítica por projeto e por financiador, pedidos de fundos, adiantamentos aos escritórios nos países, reconciliações bancárias, tesouraria por moeda, demonstrações SYSCOHADA para as entidades de direito local.
- Compras & adjudicação de contratos
Pedidos de compra associados a uma rubrica orçamental, procedimentos segundo as regras do financiamento, comparações, contratos, receções e processos de compra completos, prontos para a auditoria.
- Recursos humanos & salários
Contratos locais e internacionais, folhas de horas por projeto, salários e declarações sociais, imputação da massa salarial aos financiamentos.
- Terreno & recolha de dados
Registo dos beneficiários, distribuições, inquéritos e acompanhamento das atividades em aplicações móveis que funcionam sem ligação e sincronizam assim que a rede volta.
- Prestação de contas & auditorias
Relatórios financeiros e narrativos por financiador, comprovativos digitalizados e associados, pista de auditoria completa, preparação das verificações externas sem reconstrução manual.
- Parceiros, doadores & beneficiários
Acompanhamento das relações com os parceiros de implementação, os doadores e os beneficiários numa mesma ferramenta, com o Salesforce Nonprofit Cloud.
- Pilotagem & reporting
Painéis de gestão por programa, por país e por financiador, indicadores de atividade e de resultado, vistas partilhadas com as direções e os parceiros financeiros.
Soluções
As soluções do setor.
Um ERP à dimensão da organização para as subvenções, a contabilidade, as compras e os salários; o Salesforce para as relações; os dados para prestar contas. Os três ligados pela mesma equipa.
Uma organização internacional de grande dimensão enquadra-se no SAP S/4HANA, ou no SAP Business One para um escritório regional com operações mais concentradas. Uma ONG de média dimensão encontra no Odoo uma contabilidade analítica por projeto e por financiador, com as demonstrações SYSCOHADA. O Salesforce Nonprofit Cloud suporta a relação com os parceiros, os doadores e os beneficiários. O Power BI ou o Tableau dão às direções de programa e aos financiadores uma vista partilhada dos mesmos números. No terreno, uma aplicação sem ligação à medida substitui as fichas de papel e alimenta o sistema assim que a rede volta.
Competências AGILICIS
As equipas que conduzem estas transformações.
Finanças
Contabilidade por projeto e por financiador, moedas, tesouraria, fecho SYSCOHADA e preparação das auditorias.
CompetênciaCompras & Source-to-Pay
Procedimentos de compra segundo as regras de cada financiamento, fornecedores locais e importações, processos prontos para a verificação.
ServiçoData & Analytics
Painéis de gestão por programa, país e financiador no Power BI ou no Tableau, sobre uma base de dados fiabilizada.
ServiçoAplicações à medida
Aplicações de terreno sem ligação, portais de parceiros e integração com o ERP e o CRM.
ServiçoSegurança & riscos de TI
Proteção dos dados dos beneficiários, conformidade com a lei n.º 2008-12 e com as formalidades da CDP, acessos e alojamento controlados.
Os seus programas, os seus financiadores
Vamos falar da gestão dos seus programas.
Uma primeira conversa para situar os seus financiamentos, os seus escritórios nos países, o seu panorama aplicacional e os ganhos alcançáveis no reporting, nas compras e no terreno.
Vamos conversar →