- Startseite
- Kompetenzen
- Einkauf & Source-to-Pay
Kompetenzen
Einkauf & Source-to-Pay.
Jeder Franc, den das Unternehmen bindet, läuft über den Einkauf. Wir strukturieren die Funktion von Anfang bis Ende, vom Sourcing bis zur Zahlung, auf SAP Ariba, auf dem Einkauf von SAP S/4HANA oder auf Odoo: Lieferantenstammdaten, Ausschreibungen, Verträge, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und Abgleich. Mit den Realitäten der Subregion: lokale Lieferanten, Importe in Devisen, Transit über den Hafen von Dakar, öffentliche Beschaffung für Institutionen.
Das Problem
Ein Einkauf, der sich überall bindet und nirgends sichtbar ist.
Bestellungen, die telefonisch aufgegeben und nachträglich geregelt werden. Eine Lieferantendatei, in der derselbe Partner dreimal existiert, in drei Schreibweisen. Verträge, die verhandelt und dann beim Bestellen vergessen werden. Importe, deren Bezugskosten (Fracht, Versicherung, Zölle, Spedition, Hafenumschlag) erst Wochen später in die Selbstkosten einfließen, wenn überhaupt. Rechnungen, die von Hand abgeglichen werden, doppelt bezahlte Dubletten, eine Funktionstrennung, die auf Vertrauen statt auf dem System beruht. Die Finanzleitung erfährt von den Verpflichtungen erst mit der Rechnung. Die Geschäftsführung erfährt von den Abweichungen erst in der Bilanz. Das ist keine Frage der Sorgfalt der Einkäufer. Es ist eine Frage des mit Werkzeugen unterstützten Prozesses.
Unser Ansatz
Jede Verpflichtung sichtbar machen, bevor sie bezahlt wird.
Kartieren
Ausgaben nach Kategorie und Lieferant, die tatsächlichen Genehmigungswege, die Punkte, an denen die Verpflichtung dem System entgeht: Bestellungen außerhalb des Prozesses, Rechnungen ohne Bestellung, nicht verfolgte Anzahlungen.
Entwerfen
Zielprozess von der Anforderung bis zur Zahlung: Einkaufskategorien, Schwellenwerte und Genehmigungsvollmachten, Funktionstrennung, einheitliche Lieferantenstammdaten, Regeln für Abgleich und Sperrung von Abweichungen.
Ausstatten
Umsetzung auf SAP Ariba, auf dem Einkauf von SAP S/4HANA oder auf Odoo, im Standard, integriert in Finanzen und Bestände. Lieferantenportal, wenn das Volumen es rechtfertigt.
Verankern
Kennzahlen zur Vertrags- und Prozesstreue, Schulung der Einkäufer und der Bedarfsträger, regelmäßige Lieferantenbewertung. Der Einkauf wird gesteuert, er wird nicht mehr erlitten.
Der Umfang
Von der Anforderung bis zur Zahlung, sieben Glieder.
Source-to-Pay deckt den gesamten Zyklus ab: finden, vertraglich binden, bestellen, empfangen, prüfen, bezahlen. Jedes Glied hat seine Regeln und seine Softwarebausteine. Wir behandeln sie gemeinsam oder getrennt, je nach Ihrem Ausgangspunkt.
- Sourcing & Ausschreibungen
Strukturierte Anfragen, Vergleichsraster, Historie der eingegangenen Angebote, nachvollziehbare Vergabeentscheidung. Für öffentliche Institutionen und von Geldgebern finanzierte Organisationen werden die Vergabeverfahren im Werkzeug abgebildet und sind prüfbar.
- Lieferantenstammdaten
Kontrollierte Anlage, Dublettenbereinigung, Nachweise (NINEA, Handelsregister, Bankverbindung), Bewertung und Segmentierung zwischen lokalen und ausländischen Lieferanten. Ein Lieferant, ein Datensatz, ein einziges Mal.
- Verträge
Rahmenverträge, verhandelte Preise, zugesagte Mengen, Fristen und Verlängerungen. Beim Bestellen schlägt das System den geltenden Vertrag vor: Der verhandelte Preis gilt, die Ausnahme muss begründet werden.
- Anforderungen & Bestellungen
Bedarfsanforderungen, Genehmigungswege nach Schwellenwert und Kategorie, Bestellungen aus einem Vertrag oder einer Ausschreibung, in den Finanzen ab ihrer Entstehung sichtbare Verpflichtungen. Schluss mit nachträglichen Regularisierungen.
- Importe & Wareneingänge
Bestellung in Devisen, Verfolgung des Transits und der Dokumente (Konnossement, Zollerklärung), Bezugskosten schon beim Wareneingang auf dem richtigen Artikel, Qualitätsprüfung und Zugang zum Lagerbestand.
- Rechnungen & Abgleich
Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung, Erkennung von Dubletten, automatische Sperrung von Preis- oder Mengenabweichungen, automatische Erfassung der Lieferantenrechnungen, um die Eingabe zu reduzieren.
- Zahlungen
Fälligkeitspläne, Zahlungsvorschläge, Banküberweisungen oder Mobile Money je nach Lieferant, mit einer strikten Trennung zwischen dem, der bestellt, dem, der den Wareneingang bucht, und dem, der bezahlt.
Der Kontext
Der Einkauf der Subregion hat seine eigenen Realitäten.
Ein aus einem allgemeinen Handbuch kopierter Einkaufsprozess hält den Bedingungen vor Ort selten stand. Wir entwerfen mit diesen Realitäten, nicht gegen sie.
Lokale Lieferanten
Handwerker, KMU, Großhändler, Dienstleister: unverzichtbare Partner, manchmal technisch wenig ausgestattet. Der Prozess muss für sie einfach bleiben (klare Bestellung, schneller Wareneingang, pünktliche Zahlung) und zugleich die Nachvollziehbarkeit wahren, die die Finanzen verlangen.
Importe und Transit
Bestellungen in Devisen, Zahlung per Überweisung oder Akkreditiv, Transit über den Hafen von Dakar in den Senegal oder nach Mali, Verzollung, Nachlauftransport. Die Vollkosten eines importierten Artikels müssen im System ablesbar sein, nicht am Quartalsende rekonstruiert werden.
Öffentliche Beschaffung
Für Verwaltungen, öffentliche Einrichtungen und von Geldgebern finanzierte Organisationen: formalisierte Vergabeverfahren, Schwellenwerte, Bekanntmachung, Kommissionen, Nachvollziehbarkeit jeder Entscheidung und Rechenschaftslegung. Das System muss den Nachweis erzeugen, nicht nur die Bestellung.
Dubletten, Betrug und Funktionstrennung
Ein zweimal angelegter Lieferant, eine zweimal bezahlte Rechnung, Bestellung und Wareneingang von derselben Person freigegeben: Die klassischen Lücken schließt man über die Einstellungen. Getrennte Rollen, Genehmigungsschwellen, Warnungen bei Auffälligkeiten und ein vollständiger Prüfpfad.
Die Technologie
Die Bausteine des Source-to-Pay-Zyklus.
Wir wählen den Baustein passend zur Größe des Unternehmens und zu seinen Einkaufsvolumen und lassen ihn mit den Finanzen und den Beständen zusammenarbeiten. Ein einziger Strang, von der Ausschreibung bis zur Zahlung.
Das Ergebnis
Ein Einkauf, der die Marge schützt.
- Verpflichtungen
Jede Bestellung ist den Finanzen ab ihrer Genehmigung bekannt. Das Budget wird über die Verpflichtungen gesteuert, nicht über die Zahlungen.
- Lieferanten
Einheitliche und verlässliche Stammdaten, bewertete Lieferanten, Verträge, die beim Bestellen angewendet und nicht nachträglich wiedergefunden werden.
- Selbstkosten
Die Vollkosten importierter Artikel, einschließlich Zöllen und Spedition, sind beim Wareneingang bekannt. Verkaufspreise und Margen werden auf richtigen Zahlen entschieden.
- Kontrolle
Dubletten gesperrt, Abweichungen vor der Zahlung gestoppt, Funktionstrennung durch die Rollen im System gesichert, Prüfpfad für den Abschlussprüfer und die Geldgeber verfügbar.
- Treasury
Im Voraus sichtbare Lieferantenfälligkeiten, in FCFA und in Devisen, die in die Liquiditätsprognose einfließen, statt sie zu überraschen.
- Teams
Die Einkäufer verhandeln und bewerten, statt einzugeben und nachzufassen. Die Bedarfsträger bestellen mit wenigen Klicks, im vorgesehenen Rahmen.
Einkaufsdiagnose
Sprechen wir über Ihre nächsten Verpflichtungen.
Ein erstes Gespräch mit einem Berater von AGILICIS, um Ihre Einkaufsfunktion einzuordnen: Prozesse, Lieferantenstammdaten, Importe, Kontrollen und vorhandene Werkzeuge.
Sprechen wir darüber →