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Jedem Geldgeber Rechenschaft ablegen, ohne die Feldarbeit aus den Augen zu verlieren.
Dakar beherbergt zahlreiche Regionalbüros internationaler Organisationen und NGOs. Von dort steuern sie Programme in mehreren Ländern, mit mehreren Geldgebern, mehreren Währungen und Teams, die oft weit von einer zuverlässigen Verbindung entfernt sind. Wir stellen SAP, Odoo und Salesforce in den Dienst dieser Verwaltung: Zuwendungen, Budgets, Beschaffung, Personal und Daten der Begünstigten, mit der Rechenschaftslegung im Blick.
Der Kontext
Eine Zuwendung, ein Budget, ein Bericht: Jeder Geldgeber hat seine Regeln.
Ein von mehreren Geldgebern finanziertes Programm wird wie mehrere Projekte zugleich verwaltet. Jede Vereinbarung legt ihr Budget, ihre zulässigen Positionen, ihre Beschaffungsregeln, ihren Berichtskalender und ihre Währung fest. Die Ausgaben werden in CFA-Franc getätigt, in Euro oder Dollar finanziert und im Format jedes Geldgebers belegt. Die Teams der Länderbüros erfassen manchmal ohne Verbindung und synchronisieren später. Die Prüfer verlangen den Beleg hinter jeder Position. Viele Organisationen führen diese Verfolgung noch in Tabellenkalkulationen, einer Buchhaltungssoftware und E-Mails. Die Transformation besteht darin, die Zuwendung zur Achse des Systems zu machen: jede Ausgabe schon bei der Erfassung einem Geldgeber, einer Budgetposition und einem Land zugeordnet, damit der Bericht aus dem System erzeugt wird, statt daneben rekonstruiert zu werden.
Die Handlungsfelder
Was sich zwischen Vereinbarung und Audit entscheidet.
Zuwendungen & Programme
Jede Zuwendung wie ein Projekt verwalten: Vereinbarung, Budget je Geldgeber und Position, Kofinanzierungen, in Echtzeit verfolgter Verbrauch, Warnungen vor Überschreitung und eingehaltene Berichtsfristen.
Reporting an die Geldgeber
Den Finanzbericht im von jedem Geldgeber erwarteten Format aus dem System erzeugen, mit den angewandten Wechselkursen, den angehängten Belegen und einer Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, die keine Wochen mehr dauert.
Beschaffung & Vergabe
Die Beschaffungsregeln jeder Finanzierung anwenden: Schwellenwerte, Wettbewerb, Angebotsvergleiche, Vergabeausschüsse und Verträge, mit vollständiger Nachvollziehbarkeit für die Prüfungen der Geldgeber.
Mehrere Währungen & Länder
Ausgaben in XOF, Finanzierungen in EUR oder USD, Büros in mehreren Staaten mit unterschiedlichen Steuersystemen: eine Buchhaltung, die die drei Währungen, die Wechselkursdifferenzen und die Konsolidierung ohne Doppelerfassung beherrscht.
Personal & lokale Verträge
An die Dauer der Finanzierungen gebundene Verträge nach lokalem Recht, senegalesische Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen, auf Projekte und Geldgeber aufgeteilte Arbeitszeit: die Personalkosten bis zum letzten Prozent belegt.
Daten der Begünstigten
Die Daten der betreuten Personen sind sensibel. Sie unterliegen dem Gesetz Nr. 2008-12 und den Formalitäten bei der CDP: erklärte Zwecke, begrenzte und nachvollziehbare Zugriffe, bewusst entschiedenes Hosting.
Die betroffenen Prozesse
Von der Vereinbarung bis zum Abschlussbericht.
- Zuwendungen & Budgets
Erfassung der Vereinbarungen, Budgets je Geldgeber, Position und Land, Nachträge, Kofinanzierungen, Verbrauchsverfolgung und Ausgabenprognosen bis zum Ende der Finanzierung.
- Buchhaltung & Treasury
Kostenrechnung je Projekt und Geldgeber, Mittelabrufe, Vorschüsse an die Länderbüros, Bankabstimmungen, Liquidität je Währung, SYSCOHADA-Abschlüsse für die Einheiten nach lokalem Recht.
- Beschaffung & Vergabe
Einer Budgetposition zugeordnete Bestellanforderungen, Verfahren nach den Regeln der Finanzierung, Vergleiche, Verträge, Wareneingänge und vollständige Beschaffungsakten, bereit für das Audit.
- Personal & Lohnabrechnung
Lokale und internationale Verträge, Stundenzettel je Projekt, Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen, Zuordnung der Personalkosten zu den Finanzierungen.
- Feldarbeit & Datenerhebung
Registrierung der Begünstigten, Verteilungen, Erhebungen und Aktivitätsverfolgung auf mobilen Anwendungen, die ohne Verbindung funktionieren und synchronisieren, sobald das Netz zurück ist.
- Rechenschaftslegung & Audits
Finanzielle und narrative Berichte je Geldgeber, digitalisierte und angehängte Belege, vollständiger Prüfpfad, Vorbereitung externer Prüfungen ohne manuelle Rekonstruktion.
- Partner, Spender & Begünstigte
Verfolgung der Beziehungen zu Umsetzungspartnern, Spendern und Begünstigten in einem einzigen Werkzeug, mit Salesforce Nonprofit Cloud.
- Steuerung & Reporting
Dashboards je Programm, Land und Geldgeber, Aktivitäts- und Ergebnisindikatoren, mit den Leitungen und den Finanzpartnern geteilte Sichten.
Lösungen
Die Lösungen der Branche.
Ein ERP passend zur Größe der Organisation für Zuwendungen, Buchhaltung, Beschaffung und Lohnabrechnung; Salesforce für die Beziehungen; Data für die Rechenschaftslegung. Alle drei verbunden durch dasselbe Team.
Eine große internationale Organisation gehört zu SAP S/4HANA, oder zu SAP Business One für ein Regionalbüro mit kompakteren Abläufen. Eine mittelgroße NGO findet in Odoo eine Kostenrechnung je Projekt und Geldgeber, mit SYSCOHADA-Abschlüssen. Salesforce Nonprofit Cloud trägt die Beziehung zu Partnern, Spendern und Begünstigten. Power BI oder Tableau geben Programmleitungen und Geldgebern eine gemeinsame Sicht auf dieselben Zahlen. Im Feld ersetzt eine individuelle Offline-Anwendung die Papierformulare und speist das System, sobald das Netz zurück ist.
Kompetenzen von AGILICIS
Die Teams, die diese Transformationen tragen.
Finanzen
Buchhaltung je Projekt und Geldgeber, Devisen, Treasury, SYSCOHADA-Abschluss und Vorbereitung der Audits.
KompetenzEinkauf & Source-to-Pay
Beschaffungsverfahren nach den Regeln jeder Finanzierung, lokale Lieferanten und Importe, prüfungsbereite Akten.
LeistungData & Analytics
Dashboards je Programm, Land und Geldgeber auf Power BI oder Tableau, auf einer abgesicherten Datenbasis.
LeistungIndividuelle Anwendungen
Offline-Feldanwendungen, Partnerportale und Integration mit ERP und CRM.
LeistungIT-Sicherheit & Risiken
Schutz der Daten der Begünstigten, Konformität mit dem Gesetz Nr. 2008-12 und den CDP-Formalitäten, beherrschte Zugriffe und beherrschtes Hosting.
Ihre Programme, Ihre Geldgeber
Sprechen wir über die Verwaltung Ihrer Programme.
Ein erstes Gespräch, um Ihre Finanzierungen, Ihre Länderbüros, Ihre Anwendungslandschaft und die erreichbaren Gewinne bei Reporting, Beschaffung und Feldarbeit einzuordnen.
Sprechen wir darüber →