Odoo o SAP: la pregunta correcta para una pyme o una empresa mediana de la subregión.

Hemos visto los dos errores. La pyme industrial que compró un ERP de gran grupo, parametrizó la décima parte y paga cada año un mantenimiento por módulos que nadie abre. Y la filial de un grupo regional que eligió una solución ligera, la adaptó a base de desarrollos y después se encontró incapaz de consolidar con sus hermanas o de responder a las exigencias de reporting de su matriz. En ambos casos, la decisión se había tomado rápido, sobre una demostración y un presupuesto. En ambos casos, costó años.

Los criterios que cuentan de verdad

El precio de la licencia es el criterio más visible y el menos decisivo. Estos son los que ponemos sobre la mesa, en este orden.

• El tamaño, pero sobre todo la trayectoria. El número de usuarios, de centros, de transacciones al día, hoy y en el horizonte del plan estratégico. Un ERP se elige para el tamaño que la empresa tendrá, no para el que tiene.
• La complejidad de los procesos. Una sociedad comercial con compras, stocks y ventas sencillos no tiene las mismas necesidades que un industrial con listas de materiales, órdenes de fabricación, mantenimiento y trazabilidad por lote. La complejidad se mide sobre los procesos reales, no sobre el número de módulos deseados.
• La multisociedad y el multipaís. Varias entidades jurídicas, varios Estados de la UEMOA, flujos intragrupo que eliminar, una consolidación SYSCOHADA: este criterio pesa mucho y a menudo lo subestima una empresa que todavía es monosociedad.
• Las exigencias del grupo o de los accionistas. A la filial de un grupo internacional se le impone a menudo una solución, un plan de cuentas de reporting o plazos de cierre. Una empresa abierta a inversores tendrá que producir estados y controles que estos reconozcan.
• El presupuesto en divisas. Las licencias y el alojamiento se pagan a menudo en euros o en dólares, durante varios años. El coste total se lee en francos CFA, a cinco años, incluidos licencias, implantación, alojamiento, soporte y evoluciones.
• Las competencias disponibles en Dakar. Un ERP hay que hacerlo vivir después del proyecto. La pregunta no es «¿quién puede instalarlo?» sino «¿quién sabrá mantenerlo, aquí, dentro de tres años?», tanto internamente como entre los socios.
• El alojamiento. Cloud público, cloud privado o servidores propios: la respuesta depende de la conectividad de los centros, de la localización exigida para ciertos datos y del coste en divisas de cada opción. Le dedicamos un punto de vista específico.

Tres soluciones, tres lógicas

SAP S/4HANA es el núcleo de gestión de los grupos y de las grandes empresas. Multisociedad y multipaís nativos, diario universal, profundidad funcional en finanzas, cadena de suministro, producción y mantenimiento, y un ecosistema de extensiones sobre SAP BTP. A cambio: un proyecto estructurante, una organización que debe aceptar el estándar, y un coste total que solo se justifica si esa profundidad se utiliza. Con RISE with SAP y GROW with SAP, el acceso se ha ampliado a empresas de tamaño intermedio, pero la lógica sigue siendo la de un sistema de grupo.

SAP Business One es la solución SAP diseñada para las pymes y las filiales: un perímetro de finanzas, ventas, compras, stocks y producción ligera, una implantación más corta, y una integración natural con un grupo que ya está en SAP. Suele ser la elección correcta para la filial senegalesa de un grupo que consolida en SAP S/4HANA, o para una pyme cuyos procesos son estándar y cuya matriz habla SAP.

Odoo es un ERP open source modular, que cubre finanzas, ventas, compras, stocks, fabricación, nómina y CRM, con una curva de aprendizaje rápida y una comunidad de socios presente en Dakar. Conviene a una pyme o una empresa de tamaño intermedio que quiere arrancar rápido, sobre un perímetro que crecerá módulo a módulo, con un coste de licencia moderado. Sus límites aparecen en la consolidación de grupos complejos, en ciertos controles exigidos por accionistas internacionales, y cuando las adaptaciones se acumulan hasta el punto de dificultar las subidas de versión. La localización SYSCOHADA existe; debe verificarse en detalle sobre su perímetro antes de cualquier compromiso.

Un ERP no se elige por el precio de la licencia. Se elige por lo que la empresa será dentro de cinco años, y por quién sabrá hacerlo vivir en Dakar.

Las trampas que vemos con más frecuencia

Infradimensionar. Elegir la solución más ligera porque es la más barata, y después deformarla a base de desarrollos para hacerle hacer lo que no fue diseñada para hacer. El resultado es un sistema único en el mundo, que solo entiende su integrador de origen, y que ya no sigue las versiones.

Sobredimensionar. Comprar la profundidad de un sistema de grupo para una empresa monosociedad con procesos sencillos. El proyecto se alarga, el equipo se agota, y la parametrización se limita a lo estrictamente necesario: se paga por un potencial nunca activado.

Decidir solo por el precio de la licencia. La licencia es una fracción del coste total. La implantación, la migración de datos, la formación, el alojamiento, el soporte y las evoluciones pesan más, y se pagan en parte en divisas. Una comparación honesta abarca cinco años y el coste completo.

Decidir sobre una demostración. Toda demostración sale bien. Muestra lo que el editor quiere mostrar, sobre datos limpios. Lo que cuenta es un taller sobre sus procesos, con sus datos y sus excepciones, dirigido por personas que ya han desplegado la solución en un contexto comparable.

Decidir en unas semanas

La decisión correcta no requiere seis meses de licitación. Requiere unas semanas de trabajo estructurado. Primera semana: describir la empresa dentro de cinco años, sus sociedades, sus países, sus volúmenes, sus exigencias de reporting. Segunda y tercera semanas: cartografiar los procesos reales, con sus excepciones, y clasificarlos en estándar, específico justificado y específico a abandonar. Cuarta semana: confrontar dos soluciones como máximo con esos procesos, en taller, sobre sus casos. Después, una estimación a cinco años, en francos CFA, coste completo, para cada una. La decisión se toma entonces sobre hechos, y se explica ante un consejo de administración.

Es ese encuadre corto el que proponemos en nuestras ofertas SAP · S/4HANA y ERP y Odoo para pymes y empresas medianas, que cubren SAP S/4HANA, SAP Business One y Odoo. Nuestro interés no es venderle un editor. Es verle todavía como cliente dentro de cinco años, con un sistema que se le parezca.