Fecho SYSCOHADA: o que revela sobre o seu ERP.

Ganhámos o hábito, ao chegar a um cliente, de nos sentarmos com a equipa contabilística durante um fecho antes de ler qualquer documentação. Não por gosto do folclore: porque o fecho concentra em poucos dias tudo o que o resto do ano dissimula. Os processos a montante podem viver muito tempo com as suas aproximações. O fecho, esse, tem de produzir um número correto, datado, oponível ao revisor oficial de contas e à administração fiscal. Absorve portanto, mês após mês, o custo de tudo o que foi mal registado, contornado ou remendado a montante. A sua duração e a sua penosidade são a fatura consolidada dessas renúncias.

O que o ERP tem de produzir nativamente

No espaço OHADA, o fecho não é apenas um exercício interno. O Ato uniforme relativo ao direito contabilístico e à informação financeira impõe um conjunto de demonstrações: o balanço, a demonstração de resultados, a demonstração de fluxos de caixa, que substituiu o antigo TAFIRE, e as notas anexas. Estas demonstrações têm de sair do ERP. Não de um retratamento em Excel que parte de um balancete extraído, não de um gabinete exterior que reconstitui os fluxos de caixa à mão todos os trimestres. Um sistema que não sabe produzir as suas demonstrações SYSCOHADA a partir dos seus próprios dados não está localizado; está tolerado.

A mesma exigência para o IVA. No Senegal, a taxa normal é de 18 %, com os seus regimes particulares, as suas isenções e as suas obrigações declarativas. O sistema tem de calcular, imputar e declarar sem intervenção manual nos montantes. Assim que uma equipa recalcula o IVA numa folha de cálculo «porque o módulo não produz a base certa», o problema não é fiscal. Está na parametrização, ou num processo que contorna o sistema.

Três sintomas, três causas

O primeiro sintoma são as reconciliações manuais. Quando uma equipa passa as noites a reconciliar a contabilidade geral com a analítica, os stocks com o razão, as contas intragrupo entre filiais, o problema não é a competência dos contabilistas. É que os dados não concordam na origem: as mesmas operações registadas duas vezes segundo duas lógicas, referenciais divergentes, imputações deixadas à escolha de quem introduz. A reconciliação de fim de mês repara à mão o que os dados a montante deveriam ter garantido.

O segundo sintoma são os retratamentos em Excel. Cada ficheiro conta a mesma história: algures, um processo real já não passa pelo sistema. O desconto concedido fora da ferramenta, a provisão calculada à parte, a demonstração SYSCOHADA montada linha a linha porque «o standard não a produz assim», a valorização do stock corrigida a posteriori. A folha de cálculo raramente é preguiça; é o rasto de um contorno que se tornou instituição. Funciona, até ao dia em que o seu autor muda de funções.

O que leva ao terceiro sintoma, o mais revelador: o fecho que assenta em duas pessoas. Se o calendário de fecho se organiza em torno das férias de dois colaboradores, é porque partes inteiras do sistema, desenvolvimentos específicos, demonstrações à medida, encadeamentos de tratamentos, só existem na sua memória. Um específico não documentado não é um ativo; é um risco à espera de data. O fecho é simplesmente o lugar onde esse risco se torna visível doze vezes por ano.

O fecho absorve, mês após mês, o custo de tudo o que foi mal registado, contornado ou remendado a montante. A sua duração é a fatura consolidada.

O caso dos grupos multiempresa da UEMOA

Um grupo presente em vários Estados da união partilha uma moeda, o franco CFA, e um referencial contabilístico, o SYSCOHADA. No papel, a consolidação deveria ser simples. Na prática, cada filial tem a sua fiscalidade, as suas obrigações declarativas, por vezes o seu plano de contas detalhado, muitas vezes a sua própria ferramenta. O fecho do grupo transforma-se então em recolha de ficheiros, em retratamentos de lançamentos intragrupo e em reconciliações de saldos que não dialogam. O tempo gasto a consolidar é o tempo que falta para analisar.

O que procuramos num ERP de grupo regional: um plano de contas comum com as suas declinações nacionais, sociedades parametrizadas num mesmo sistema, fluxos intragrupo que se eliminam porque foram registados dos dois lados da mesma forma, e um fecho que decorre pela mesma ordem em Dakar, em Bamako e em Cotonou. Não é uma proeza técnica. É uma decisão de harmonização, tomada pela direção financeira antes da parametrização.

O que o diário universal muda, e o que não muda

O SAP S/4HANA traz neste terreno uma mudança de fundo: o diário universal. Contabilidade geral, analítica, imobilizado, valorização dos stocks deixam de ser mundos mantidos em paralelo e reconciliados a posteriori; escrevem-se num mesmo dado, em tempo real. Toda uma categoria de reconciliações desaparece não porque foi automatizada, mas porque o desvio que corrigia já não pode estruturalmente produzir-se. As demonstrações SYSCOHADA e o reporting de direção partem então da mesma fonte, o que põe fim às «duas verdades» entre a contabilidade e o controlo de gestão.

Mas o diário universal muda os dados, não a disciplina. Se os processos a montante continuarem a ser contornados, os ficheiros de retratamento sobreviverão à migração; partirão simplesmente de extrações mais frescas. Se as imputações continuarem a ser questão de preferência individual, o dado único transportará escolhas incoerentes com perfeita fidelidade. Um novo núcleo herda os hábitos que lhe trazemos. A tecnologia suprime as reconciliações estruturais; não suprime nenhuma das reconciliações culturais.

Ler o seu próprio fecho como uma auditoria

Daí uma sugestão que fazemos muitas vezes, porque não custa nada: instrumente o seu próximo fecho como instrumentaria um processo industrial. Liste cada tarefa, o seu responsável, a sua duração e, sobretudo, a sua natureza: controlo legítimo, ou reparação de um defeito a montante? Cada reconciliação manual aponta um dado a fiabilizar na origem. Cada ficheiro Excel aponta um processo a fazer regressar ao sistema, ou uma falta de localização a colmatar. Cada tarefa que só uma pessoa sabe fazer aponta um específico a documentar, a padronizar ou a suprimir. Obterá uma cartografia das fraquezas do seu ERP mais honesta do que muitas auditorias, estabelecida pelas pessoas que as sofrem.

Este exercício ganha um relevo particular com a aproximação da data de 2027. A lista das reparações recorrentes do seu fecho é exatamente a lista do que uma conversão mal preparada transportará tal e qual para o SAP S/4HANA. Inversamente, é no fecho que se julga uma conversão bem-sucedida: o primeiro fecho seguinte diz imediatamente se o programa saneou os dados, produziu as demonstrações SYSCOHADA nativamente e harmonizou as filiais, ou se mudou os problemas para um sistema mais rápido. Encorajamos os nossos clientes a fazer disso um critério explícito do seu programa SAP · S/4HANA e ERP, ao mesmo título que a migração dos dados ou o cumprimento do orçamento.

É toda a convicção da nossa competência em finanças: o fecho não é uma tarefa penosa a acelerar, é o instrumento de medida mais fiável de que uma direção financeira dispõe sobre o seu próprio sistema. Falta ainda aceitar ler o que ele mostra.