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Trajetória-tipo · ilustração
Trajetória-tipo Odoo de uma PME industrial.
Aviso: não se trata de um cliente nomeado, mas de uma trajetória de referência construída a partir de situações correntes na sub-região. Serve para mostrar como raciocinamos, por que ordem trabalhamos e onde concentramos a nossa atenção. Por princípio, não contém qualquer número de resultado.
Ficha da trajetória
A situação de partida.
- Contexto
Uma PME agroindustrial ou de distribuição, instalada no Senegal, com uma unidade de produção ou um armazém principal e alguns pontos de venda. A empresa é gerida em folhas de cálculo e num programa de contabilidade: os comerciais mantêm as suas encomendas nos seus ficheiros, as compras de importação seguem-se por e-mail, o stock só é conhecido no inventário de fim de mês, e o gabinete de contabilidade reconstrói as demonstrações SYSCOHADA a posteriori. A direção só vê a sua margem por produto com várias semanas de atraso.
- Fator desencadeador
O crescimento: um segundo site, novos clientes grossistas, um pedido de financiamento para o qual o banco quer demonstrações fiáveis e atualizadas. As folhas de cálculo já não acompanham, os erros de stock custam vendas, e a direção-geral quer pilotar com os números do dia em vez dos do mês passado.
- Papel da AGILICIS
Enquadramento curto, escolha da solução, depois implantação por lotes e transferência de competências: descrição dos processos reais, comparação entre o Odoo e o SAP Business One, configuração do Odoo no standard, migração de dados, formação por função, suporte após o arranque.
- Perímetro
Finanças e contabilidade SYSCOHADA (plano de contas, IVA senegalês, imobilizado, demonstrações financeiras), vendas e faturação, compras e importações, stocks e rastreabilidade por lote, produção simples; processamento de salários, ponto de venda e pagamentos por mobile money em lotes posteriores.
- Soluções
Odoo, de que a AGILICIS é parceira: módulos de finanças, vendas, compras, stocks e fabrico no standard · alojamento online ou numa cloud pública escolhida segundo a conectividade e a localização dos dados · integração dos pagamentos móveis em extensão, quando a atividade o justifica.
- Estado
Trajetória de referência, apresentada como ilustração. As missões reais comparáveis apresentam-se em reunião, com o acordo dos clientes em causa.
A narrativa
Da decisão à implantação.
A decisão
A direção faz primeiro a pergunta certa: de que ferramenta precisa a empresa para os próximos cinco anos, tendo em conta a sua dimensão, a sua equipa e os seus meios? Para uma PME deste tipo, o Odoo cobre a necessidade no standard, com uma adoção rápida e um custo controlado em divisas; o SAP Business One justifica-se quando a empresa integra um grupo que o impõe ou visa uma industrialização mais avançada. A escolha é fundamentada por escrito, não por hábito.
O enquadramento
Algumas semanas, no local, para descrever os processos tal como se praticam: como entra uma encomenda, como um contentor importado é rececionado e desalfandegado, como um lote é produzido, como uma fatura é paga. O enquadramento recenseia os dados a migrar (artigos, clientes, fornecedores, stock inicial, saldos contabilísticos), mede a sua qualidade e decide o modo de alojamento. Fixa lotes curtos, cada um com um resultado visível.
O cenário
O cenário escolhido é quase sempre o mesmo: Odoo no standard, sem desenvolvimento específico no primeiro lote, e uma adaptação dos hábitos em vez da ferramenta sempre que o hábito não é uma vantagem competitiva. O plano de contas SYSCOHADA, o IVA e as demonstrações financeiras são configurados desde o início, em acordo com o gabinete de contabilidade, que se torna um utilizador do sistema em vez de um reconstrutor de números.
Os lotes
Primeiro lote: finanças, vendas, compras e stocks, com um primeiro fecho mensal produzido no Odoo como critério de sucesso. Segundo lote: produção e rastreabilidade por lote, do rececionado ao vendido. Terceiro lote, segundo a atividade: ponto de venda, processamento de salários e declarações sociais, pagamentos por mobile money. Um referente interno é formado desde o primeiro lote e assume a parametrização corrente antes do fim do programa.
Pontos de atenção
O que faz a diferença numa PME.
Disciplina dos dados
Um ERP não tolera o que as folhas de cálculo perdoam: um artigo com três nomes, uma unidade de venda diferente da unidade de compra, um cliente sem número de identificação fiscal. A limpeza dos artigos, dos terceiros e das unidades, e depois um inventário físico inicial, precedem o arranque. Cada dado recebe um proprietário na empresa. Migrar dados errados é arrancar com um stock errado.
Perímetro
A tentação é fazer tudo ao mesmo tempo. O primeiro lote limita-se ao que faz a empresa funcionar no dia a dia, no standard do Odoo, e é posto em serviço antes de abrir o seguinte. Os pedidos de desenvolvimento são anotados, datados e reexaminados após três meses de utilização real: a maioria desaparece por si só.
Alojamento e conectividade
Odoo online, cloud pública ou servidor local: a escolha lê-se na conectividade real do site de produção, na localização dos dados dos trabalhadores e dos clientes à luz da lei n.º 2008-12, no custo em divisas e na capacidade da empresa para assegurar as suas cópias de segurança. Um site que perde a ligação várias vezes por dia recebe um modo de funcionamento previsto, com registos recuperados pela ordem certa.
Competências e suporte
A formação faz-se por função, com os dados da empresa, antes e depois do arranque. Um referente interno sabe parametrizar um artigo, um preço ou uma conta; o gabinete de contabilidade trabalha no sistema; o suporte AGILICIS, a partir de Dakar, assume o resto, com compromissos de prazo escritos.
Entregáveis
O que a PME tem em mãos.
Os entregáveis de uma trajetória deste tipo, tal como os produzimos. Sem indicador numérico: os resultados reais apresentam-se em reunião, com o acordo dos clientes em causa.
Processos descritos e escolha fundamentada
Descrição dos processos reais, comparação escrita entre o Odoo e o SAP Business One, diagnóstico dos dados a migrar, recomendação de alojamento, plano por lotes com critérios de sucesso.
Um modelo de gestão no standard
Plano de contas SYSCOHADA e regras de IVA configurados, referenciais de artigos, terceiros e unidades limpos, fluxos de venda, de compra, de importação e de stock documentados, lista das adaptações recusadas e das razões.
Um sistema que mantém as contas e os stocks
Odoo configurado e posto em serviço lote a lote, dados migrados e inventário inicial validado, primeiro fecho mensal produzido no sistema, rastreabilidade por lote implantada, extensões limitadas e documentadas.
Uma equipa autónoma e um suporte em Dakar
Referente interno formado na parametrização corrente, guias por função, gabinete de contabilidade integrado no sistema, suporte e evoluções assegurados a partir de Dakar, com compromissos escritos.
Para ir mais longe
Ler, comparar, aprofundar.
A nossa oferta Odoo para as PME e médias empresas →
Ponto de vista Odoo ou SAP: a pergunta certa para uma PME ou uma média empresa da sub-região →
Ponto de vista Mobile money e ERP: integrar os pagamentos móveis no núcleo de gestão →
A nossa leitura do setor Agroindústria →
Da ilustração ao seu caso
E para a sua empresa?
Trinta minutos com um especialista AGILICIS para confrontar esta trajetória-tipo com a sua atividade, os seus dados e o seu calendário de crescimento.
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