Odoo ou SAP: a pergunta certa para uma PME ou uma média empresa da sub-região.

Vimos os dois erros. A PME industrial que comprou um ERP de grande grupo, parametrizou um décimo dele e paga todos os anos uma manutenção por módulos que ninguém abre. E a filial de um grupo regional que escolheu uma solução leve, a adaptou à força de desenvolvimentos, e depois se viu incapaz de consolidar com as suas irmãs ou de responder às exigências de reporting da sua casa-mãe. Nos dois casos, a decisão tinha sido tomada depressa, com base numa demonstração e num orçamento. Nos dois casos, custou anos.

Os critérios que contam realmente

O preço da licença é o critério mais visível e o menos decisivo. Eis os que pomos em cima da mesa, por esta ordem.

• A dimensão, mas sobretudo a trajetória. O número de utilizadores, de sites, de transações por dia, hoje e no horizonte do plano estratégico. Um ERP escolhe-se para a dimensão que a empresa terá, não para a que tem.
• A complexidade dos processos. Uma empresa de comércio com compras, stocks e vendas simples não tem as mesmas necessidades que um industrial com listas de materiais, ordens de fabrico, manutenção e rastreabilidade por lote. A complexidade mede-se nos processos reais, não no número de módulos desejados.
• O multiempresa e o multipaís. Várias entidades jurídicas, vários Estados da UEMOA, fluxos intragrupo a eliminar, uma consolidação SYSCOHADA: este critério pesa muito e é muitas vezes subestimado por uma empresa ainda com uma única sociedade.
• As exigências do grupo ou dos acionistas. Uma filial de um grupo internacional vê muitas vezes impor-se uma solução, um plano de contas de reporting ou prazos de fecho. Uma empresa aberta a investidores terá de produzir demonstrações e controlos que estes reconheçam.
• O orçamento em divisas. As licenças e o alojamento pagam-se muitas vezes em euros ou em dólares, ao longo de vários anos. O custo total lê-se em francos CFA, a cinco anos, incluindo licenças, implementação, alojamento, suporte e evoluções.
• As competências disponíveis em Dakar. Um ERP faz-se viver depois do projeto. A pergunta não é «quem o pode instalar?» mas «quem o saberá manter, aqui, daqui a três anos?», tanto internamente como nos parceiros.
• O alojamento. Cloud pública, cloud privada ou servidores próprios: a resposta depende da conectividade dos sites, da localização exigida para certos dados, e do custo em divisas de cada opção. Dedicamos-lhe um ponto de vista específico.

Três soluções, três lógicas

SAP S/4HANA é o núcleo de gestão dos grupos e das grandes empresas. Multiempresa e multipaís nativos, diário universal, profundidade funcional em finanças, supply chain, produção e manutenção, e um ecossistema de extensões no SAP BTP. Em contrapartida: um projeto estruturante, uma organização que tem de aceitar o standard, e um custo total que só se justifica se essa profundidade for usada. Com RISE with SAP e GROW with SAP, o acesso alargou-se a empresas de dimensão intermédia, mas a lógica continua a ser a de um sistema de grupo.

SAP Business One é a solução SAP concebida para as PME e as filiais: um perímetro de finanças, vendas, compras, stocks e produção ligeira, uma implementação mais curta, e uma integração natural com um grupo já em SAP. É muitas vezes a escolha certa para a filial senegalesa de um grupo que consolida em SAP S/4HANA, ou para uma PME cujos processos são standard e cuja casa-mãe fala SAP.

Odoo é um ERP open source modular, que cobre finanças, vendas, compras, stocks, fabrico, salários e CRM, com uma adoção rápida e uma comunidade de parceiros presente em Dakar. Convém a uma PME ou a uma empresa de dimensão intermédia que quer arrancar depressa, num perímetro que crescerá módulo a módulo, com um custo de licença moderado. Os seus limites aparecem na consolidação de grupos complexos, em certos controlos exigidos por acionistas internacionais, e quando as adaptações se acumulam ao ponto de tornar as subidas de versão difíceis. A localização SYSCOHADA existe; tem de ser verificada em detalhe no seu perímetro antes de qualquer compromisso.

Um ERP não se escolhe pelo preço da licença. Escolhe-se pelo que a empresa será daqui a cinco anos, e por quem o saberá fazer viver em Dakar.

As armadilhas que vemos com mais frequência

Subdimensionar. Escolher a solução mais leve porque é a mais barata, e depois deformá-la à força de desenvolvimentos para lhe fazer fazer o que não foi concebida para fazer. O resultado é um sistema único no mundo, que só o seu integrador de origem compreende, e que já não acompanha as versões.

Sobredimensionar. Comprar a profundidade de um sistema de grupo para uma empresa com uma única sociedade e processos simples. O projeto arrasta-se, a equipa esgota-se, e a parametrização limita-se ao estritamente necessário: paga-se por um potencial nunca ativado.

Decidir apenas pelo preço da licença. A licença é uma fração do custo total. A implementação, a migração dos dados, a formação, o alojamento, o suporte e as evoluções pesam mais, e pagam-se em parte em divisas. Uma comparação honesta abrange cinco anos e o custo completo.

Decidir com base numa demonstração. Toda a demonstração é um sucesso. Mostra o que o editor quer mostrar, com dados limpos. O que conta é um workshop sobre os seus processos, com os seus dados e as suas exceções, conduzido por pessoas que já implementaram a solução num contexto comparável.

Decidir em poucas semanas

A decisão certa não exige seis meses de concurso. Exige algumas semanas de trabalho estruturado. Primeira semana: descrever a empresa daqui a cinco anos, as suas sociedades, os seus países, os seus volumes, as suas exigências de reporting. Segunda e terceira semanas: cartografar os processos reais, com as suas exceções, e classificá-los em standard, específico justificado e específico a abandonar. Quarta semana: confrontar no máximo duas soluções com esses processos, em workshop, sobre os seus casos. Depois um orçamento a cinco anos, em francos CFA, custo completo, para cada uma. A decisão toma-se então com base em factos, e explica-se a um conselho de administração.

É este enquadramento curto que propomos nas nossas ofertas SAP · S/4HANA e ERP e Odoo para PME e médias empresas, que cobrem SAP S/4HANA, SAP Business One e Odoo. O nosso interesse não é vender-lhe um editor. É vê-lo ainda como cliente daqui a cinco anos, num sistema que se parece consigo.