Odoo oder SAP: die richtige Frage für ein KMU der Region.

Wir haben beide Fehler gesehen. Das Industrie-KMU, das ein Konzern-ERP gekauft, ein Zehntel davon eingerichtet hat und jedes Jahr Wartung für Module bezahlt, die niemand öffnet. Und die Tochtergesellschaft eines regionalen Konzerns, die eine leichte Lösung gewählt, sie mit Entwicklungen angepasst hat und dann weder mit den Schwestergesellschaften konsolidieren noch die Berichtsanforderungen der Muttergesellschaft erfüllen konnte. In beiden Fällen war die Entscheidung schnell gefallen, auf Basis einer Vorführung und eines Angebots. In beiden Fällen hat sie Jahre gekostet.

Die Kriterien, die wirklich zählen

Der Lizenzpreis ist das sichtbarste und am wenigsten entscheidende Kriterium. Hier sind die, die wir auf den Tisch legen, in dieser Reihenfolge.

• Die Größe, vor allem aber die Entwicklung. Zahl der Nutzenden, der Standorte, der Transaktionen pro Tag, heute und am Horizont des Strategieplans. Ein ERP wird für die Größe gewählt, die das Unternehmen haben wird, nicht für die, die es hat.
• Die Komplexität der Prozesse. Ein Handelsunternehmen mit einfachem Einkauf, Lager und Verkauf hat andere Anforderungen als ein Industriebetrieb mit Stücklisten, Fertigungsaufträgen, Instandhaltung und Chargenrückverfolgung. Komplexität misst sich an den tatsächlichen Prozessen, nicht an der Zahl gewünschter Module.
• Mehrere Gesellschaften und mehrere Länder. Mehrere juristische Einheiten, mehrere Staaten der UEMOA, konzerninterne Beziehungen, die zu eliminieren sind, eine SYSCOHADA-Konsolidierung: Dieses Kriterium wiegt schwer und wird von einem noch einzelgesellschaftlichen Unternehmen oft unterschätzt.
• Die Anforderungen des Konzerns oder der Anteilseigner. Der Tochtergesellschaft eines internationalen Konzerns werden oft eine Lösung, ein Berichtskontenplan oder Abschlussfristen vorgegeben. Ein Unternehmen, das sich Investoren öffnet, muss Abschlüsse und Kontrollen liefern, die diese anerkennen.
• Das Budget in Devisen. Lizenzen und Betrieb werden oft in Euro oder Dollar bezahlt, über mehrere Jahre. Die Gesamtkosten liest man in Franc CFA, auf fünf Jahre, einschließlich Lizenzen, Einführung, Betrieb, Support und Weiterentwicklungen.
• Die in Dakar verfügbaren Kompetenzen. Ein ERP wird nach dem Projekt am Leben gehalten. Die Frage lautet nicht „Wer kann es installieren?“, sondern „Wer wird es in drei Jahren hier pflegen können?“, intern wie bei den Partnern.
• Der Betriebsort. Öffentliche Cloud, private Cloud oder eigene Server: Die Antwort hängt von der Anbindung der Standorte ab, von der für bestimmte Daten geforderten Lokalisierung und von den Devisenkosten jeder Option. Wir widmen dem einen eigenen Standpunkt.

Drei Lösungen, drei Logiken

SAP S/4HANA ist das Kernsystem von Konzernen und Großunternehmen. Mehrere Gesellschaften und Länder von Haus aus, universelles Journal, fachliche Tiefe in Finanzen, Supply Chain, Produktion und Instandhaltung sowie ein Ökosystem an Erweiterungen auf SAP BTP. Im Gegenzug: ein strukturierendes Projekt, eine Organisation, die den Standard akzeptieren muss, und Gesamtkosten, die sich nur rechtfertigen, wenn diese Tiefe genutzt wird. Mit RISE with SAP und GROW with SAP hat sich der Zugang auf mittelgroße Unternehmen erweitert, doch die Logik bleibt die eines Konzernsystems.

SAP Business One ist die für kleinere Unternehmen und Tochtergesellschaften entworfene SAP-Lösung: ein Umfang aus Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager und leichter Fertigung, eine kürzere Einführung und eine natürliche Integration mit einem Konzern, der bereits auf SAP arbeitet. Oft die richtige Wahl für die senegalesische Tochter eines Konzerns, der auf SAP S/4HANA konsolidiert, oder für ein KMU mit Standardprozessen, dessen Muttergesellschaft SAP spricht.

Odoo ist ein modulares Open-Source-ERP, das Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Fertigung, Lohnabrechnung und CRM abdeckt, mit schnellem Einstieg und einer in Dakar präsenten Partnergemeinschaft. Es passt zu einem KMU oder einem mittelgroßen Unternehmen, das schnell starten will, auf einem Umfang, der Modul für Modul wächst, mit moderaten Lizenzkosten. Seine Grenzen zeigen sich bei der Konsolidierung komplexer Konzerne, bei bestimmten von internationalen Anteilseignern geforderten Kontrollen und dann, wenn sich Anpassungen so häufen, dass Versionswechsel schwierig werden. Die SYSCOHADA-Lokalisierung existiert; sie ist vor jeder Verpflichtung im Detail auf Ihren Umfang zu prüfen.

Ein ERP wählt man nicht nach dem Lizenzpreis. Man wählt es danach, was das Unternehmen in fünf Jahren sein wird, und danach, wer es in Dakar am Leben halten kann.

Die Fallstricke, die wir am häufigsten sehen

Zu klein dimensionieren. Die leichteste Lösung wählen, weil sie die günstigste ist, und sie dann mit Entwicklungen verbiegen, damit sie tut, wofür sie nicht gebaut wurde. Das Ergebnis ist ein weltweit einzigartiges System, das nur sein ursprünglicher Integrator versteht und das den Versionen nicht mehr folgt.

Zu groß dimensionieren. Die Tiefe eines Konzernsystems für ein einzelgesellschaftliches Unternehmen mit einfachen Prozessen kaufen. Das Projekt zieht sich, das Team erschöpft sich, und die Einrichtung beschränkt sich auf das Nötigste: Man bezahlt für ein nie aktiviertes Potenzial.

Allein nach dem Lizenzpreis entscheiden. Die Lizenz ist ein Bruchteil der Gesamtkosten. Einführung, Datenübernahme, Schulung, Betrieb, Support und Weiterentwicklungen wiegen schwerer und werden teilweise in Devisen bezahlt. Ein ehrlicher Vergleich läuft über fünf Jahre und über die Vollkosten.

Nach einer Vorführung entscheiden. Jede Vorführung gelingt. Sie zeigt, was der Anbieter zeigen will, auf sauberen Daten. Was zählt, ist ein Workshop zu Ihren Prozessen, mit Ihren Daten und Ihren Ausnahmen, geführt von Menschen, die die Lösung bereits in einem vergleichbaren Umfeld eingeführt haben.

In wenigen Wochen entscheiden

Die richtige Entscheidung verlangt keine sechs Monate Ausschreibung. Sie verlangt einige Wochen strukturierter Arbeit. Erste Woche: das Unternehmen in fünf Jahren beschreiben, seine Gesellschaften, seine Länder, seine Volumina, seine Berichtsanforderungen. Zweite und dritte Woche: die tatsächlichen Prozesse mit ihren Ausnahmen aufnehmen und in Standard, begründet Spezifisches und aufzugebendes Spezifisches einteilen. Vierte Woche: höchstens zwei Lösungen diesen Prozessen gegenüberstellen, im Workshop, an Ihren Fällen. Danach eine Fünfjahresrechnung, in Franc CFA, Vollkosten, für jede Lösung. Die Entscheidung fällt dann auf Basis von Fakten und lässt sich einem Verwaltungsrat erklären.

Genau diese kurze Rahmensetzung bieten wir in unseren Angeboten SAP · S/4HANA & ERP und Odoo für KMU an, die SAP S/4HANA, SAP Business One und Odoo abdecken. Unser Interesse ist nicht, Ihnen einen Anbieter zu verkaufen. Es ist, Sie in fünf Jahren noch als Kunden zu sehen, auf einem System, das zu Ihnen passt.