Supply Chain: was Silos zwischen Planung und Ausführung wirklich kosten.

Wir stellen einer Betriebsleitung oft dieselbe Frage: „Wie viel Bestand haben Sie gerade, und wo?“ Die Antwort kommt selten am selben Tag. Man muss die Datei des Hauptlagers zusammenführen, die der Niederlassung in Thiès, den Auszug aus dem ERP der Zentrale, die Liste der in der Verzollung befindlichen Container und das Auftragsbuch des Vertriebs. Jedes dieser Dokumente stimmt in dem Moment, in dem es erstellt wurde. Keines stimmt in dem Moment, in dem man sie addiert. Diese Unmöglichkeit, einfach zu antworten, ist das Symptom. Die Kosten liegen anderswo.

Der Weg eines Containers, aus Sicht der Daten

Verfolgen wir einen gewöhnlichen Import. Die Bestellung geht an den Lieferanten in Asien oder Europa, in Euro oder Dollar, auf Basis einer Prognose von vor drei oder vier Monaten. Das Schiff erreicht den Autonomen Hafen von Dakar. Dann beginnen die Fristen, die jeder Importeur kennt: das Löschen, die Bereitstellung, die Verzollung, die Kontrollen, die Abholung, der Transport ins Lager. Für Ware im Transit nach Mali verlängert sich die Kette über die Straße und eine zweite Grenze. Jede Etappe hat ihr geplantes und ihr tatsächliches Datum, und der Abstand dazwischen wird bezahlt: Liegegelder, Containerdetention, Lagergebühren, stillstehende Lkw.

Schauen wir nun, wo diese Information lebt. Die Prognose liegt in der Datei der Planung. Die Lieferantenbestellung liegt im ERP oder im Postfach. Die Ankunftsanzeige liegt beim Spediteur. Das Datum der Hafenausfuhr kennt der Zolldeklarant. Das Lager erfährt von der Ankunft, wenn der Lkw vorfährt. Der Vertrieb wiederum verkauft weiter auf Basis des Bestands, den er für verfügbar hält. Zu keinem Zeitpunkt sieht eine einzige Person die gesamte Kette. Das ist kein Kompetenzproblem. Es ist ein Problem der Informationsarchitektur.

Tabellen, zwischen Planung und Ausführung

Die Tabelle ist nicht der Schuldige. Sie ist das Pflaster. Sie taucht überall dort auf, wo das System dem tatsächlichen Prozess nicht folgt: Containerverfolgung im Hafen, Verteilung zwischen Lagern, Umlagerungen zwischen Standorten, Bestandsreservierung für einen Großkunden, Berechnung der Einstandskosten frei Lager mit Fracht, Zoll und Wechselkurs. Jede dieser Dateien hat eine Eigentümerin, eine Logik und einen Aktualisierungsrhythmus. Keine aktualisiert sich, wenn eine andere sich ändert. Geplant wird auf Zahlen, die eine Woche alt sind; die Ausführung korrigiert von Hand, was die Planung nicht gesehen hat.

Diese Arbeitsweise erzeugt drei Kosten, alle im Budget unsichtbar. Zuerst die Fehlmengen: der Artikel, der im Lager Kaolack fehlt, während er im Lager Dakar schläft; der verlorene Auftrag, weil der Vertrieb nicht wusste, dass der Container tags zuvor den Hafen verlassen hatte. Dann die Überbestände: Jedes Glied schützt sich vor der Unsicherheit der anderen, indem es etwas mehr und etwas früher bestellt. Und schließlich, für ein Unternehmen der Region das Schwerste, die in Devisen gebundene Liquidität. Importierter Bestand wurde in Euro oder Dollar bezahlt, oft vor der Verschiffung. Jede überflüssige Woche zwischen Zahlung und Verkauf ist Liquidität, die das Land verlassen hat und nicht zurückkommt.

Silos sieht man nicht in den Lizenzen. Man sieht sie in dem Bestand, den jeder zusätzlich hält, um sich vor den anderen zu schützen, und in den Devisen, die in Containern schlafen.

Warum ein integriertes ERP nicht immer genügt

Viele Unternehmen, die wir treffen, haben bereits ein ERP. Die Planung ist darin, der Einkauf ist darin, die Buchhaltung ist darin. Aber die Nebenlager arbeiten mit einem eigenen Werkzeug oder auf Papier. Die Hafenverfolgung liegt beim Spediteur. Der Vertrieb führt sein Auftragsbuch in einer Datei oder in einem CRM, das den Bestand nicht kennt. Das ERP ist integriert; das Unternehmen ist es nicht. Die darin enthaltenen Daten stimmen in der Zentrale und sind im Feld falsch, weil das Feld nicht in Echtzeit hineinschreibt.

Die Antwort ist deshalb kein weiteres Werkzeug. Sie ist eine Entscheidung: eine einzige Zahlenbasis, gespeist dort, wo die Ereignisse stattfinden. Der Container wechselt seinen Status, wenn er den Hafen verlässt, nicht wenn die Rechnung des Spediteurs eintrifft. Das Lager erfasst den Zugang beim Entladen, nicht am Wochenende. Der Kundenauftrag reserviert den Bestand in dem Moment, in dem er entgegengenommen wird, nicht wenn die Auftragsabwicklung ihn erfasst.

Eine einzige Zahlenbasis

Für einen regionalen Konzern oder ein Unternehmen mit mehreren Standorten und Gesellschaften trägt SAP S/4HANA diese einheitliche Zahlenbasis: Einkauf, Import, Bestände über mehrere Lager, Transport und SYSCOHADA-Buchhaltung in denselben Daten, mit Verrechnungen zwischen Gesellschaften, die auf beiden Seiten gleich erfasst werden. Die Bestandsbewertung schließt Fracht, Zoll und Wechselkurs zum Zeitpunkt der Verzollung ein. Die Planung arbeitet mit dem tatsächlichen Bestand, nicht mit einem Auszug. Für ein KMU deckt Odoo diesen Umfang mit ausreichender Tiefe und leichterer Einführung ab; wir sprechen darüber in unserem Angebot SAP · S/4HANA & ERP, das Odoo für Unternehmen einschließt, für die SAP nicht das Richtige ist.

Das letzte Glied wird oft vergessen: der Verkauf. Ein in Salesforce erfasster Kundenauftrag muss den verfügbaren und den in Anlieferung befindlichen Bestand sehen und ihn reservieren. Andernfalls sagt der Vertrieb zu, was er nicht hat, oder lehnt ab, was er hat. Salesforce Sales Cloud mit dem ERP zu verbinden, über MuleSoft oder Standardkonnektoren, ist ein kurzes Vorhaben im Vergleich zu dem, was es verhindert: eingehaltene Zusagen, weniger Teillieferungen und eine Absatzprognose, die endlich den Beschaffungsplan speist, statt ihm entgegenzustehen.

Was wir empfehlen

• Von der Kette ausgehen, nicht vom Werkzeug. Zeichnen Sie den Weg eines Produkts von der Lieferantenbestellung bis zur Kundenlieferung, mit jedem durchlaufenen System und jeder Datei. Wo eine Datei auftaucht, beginnt ein Silo.
• Je Datum ein führendes System wählen. Der Bestand hat ein führendes System, der Kundenauftrag hat eines, der Containerstatus hat eines. Die anderen Systeme lesen; sie erfassen nicht erneut.
• Den Hafen ins System holen. Die Status von Spediteur und Zolldeklarant müssen das ERP speisen, über Schnittstelle oder durch disziplinierte Erfassung, mit den tatsächlichen Daten. Nur so lassen sich Liegegelder vor der Rechnung messen.
• Von Anfang an in Devisen bewerten. Die Einstandskosten frei Lager werden im System berechnet, mit dem Kurs des Verzollungstages, nicht in einer Mappe am Monatsende.
• Den Verkauf mit dem Bestand verbinden. Das CRM sieht das Verfügbare und reserviert. Die Vertriebsprognose wird zu einer Eingabe der Planung.
• Drei Dinge messen. Die Fehlmengenquote, die Bestandsreichweite in Tagen je Lager und die in Devisen gebundene Liquidität in Bestand und laufenden Containern. Diese drei Kennzahlen zeigen, ob die Silos zurückgehen.

Eine Lieferkette ohne Silos ist keine Lieferkette ohne Überraschungen. Der Hafen wird immer seine Fristen haben und die Straße ihre Zufälle. Aber wenn alle auf dieselbe Zahl schauen, lässt sich das Unvorhergesehene in Stunden statt in Wochen bewältigen. Das ist die Überzeugung unserer Kompetenz Supply Chain & Operations und das, was wir in Handel, Transport und Logistik der Region umsetzen.