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Referenzpfad · Illustration
Referenzpfad Odoo eines industriellen KMU.
Hinweis: Es handelt sich nicht um einen benannten Kunden, sondern um einen Referenzpfad, aufgebaut aus in der Subregion üblichen Situationen. Er zeigt, wie wir denken, in welcher Reihenfolge wir arbeiten und worauf wir achten. Grundsätzlich enthält er keine Ergebniszahlen.
Steckbrief des Pfads
Die Ausgangssituation.
- Kontext
Ein KMU der Agrarindustrie oder des Handels, ansässig im Senegal, mit einer Produktionseinheit oder einem Hauptlager und einigen Verkaufsstellen. Das Unternehmen wird mit Tabellenkalkulationen und einer Buchhaltungssoftware geführt: Die Vertriebsmitarbeiter führen ihre Aufträge in ihren Dateien, die Importeinkäufe werden per E-Mail verfolgt, der Bestand ist erst bei der Inventur am Monatsende bekannt, und die Steuerkanzlei rekonstruiert die SYSCOHADA-Abschlüsse im Nachhinein. Die Geschäftsleitung sieht ihre Marge je Produkt erst mit mehreren Wochen Verzögerung.
- Auslöser
Das Wachstum: ein zweiter Standort, neue Großhandelskunden, ein Finanzierungsantrag, für den die Bank verlässliche und aktuelle Abschlüsse verlangt. Die Tabellenkalkulationen kommen nicht mehr mit, Bestandsfehler kosten Verkäufe, und die Geschäftsleitung will auf Basis der Zahlen von heute steuern statt derer des Vormonats.
- Rolle von AGILICIS
Kurze Rahmensetzung, Wahl der Lösung, dann Einführung in Losen und Wissenstransfer: Beschreibung der realen Prozesse, Vergleich zwischen Odoo und SAP Business One, Konfiguration von Odoo im Standard, Datenübernahme, Schulung je Rolle, Support nach der Inbetriebnahme.
- Umfang
Finanzen und SYSCOHADA-Buchhaltung (Kontenplan, senegalesische Mehrwertsteuer, Anlagevermögen, Abschlüsse), Vertrieb und Fakturierung, Einkauf und Importe, Bestände und Chargenrückverfolgbarkeit, einfache Produktion; Lohnabrechnung, Kassensystem und Zahlungen per Mobile Money in späteren Losen.
- Lösungen
Odoo, dessen Partner AGILICIS ist: Module Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Bestände und Fertigung im Standard · Hosting online oder in einer Public Cloud, gewählt nach Konnektivität und Datenlokalisierung · Integration der mobilen Zahlungen als Erweiterung, wenn die Aktivität es rechtfertigt.
- Status
Referenzpfad, als Illustration präsentiert. Vergleichbare reale Missionen stellen wir in einem Termin vor, mit dem Einverständnis der betreffenden Kunden.
Der Ablauf
Von der Entscheidung bis zur Einführung.
Die Entscheidung
Die Geschäftsleitung stellt sich zuerst die richtige Frage: Welches Werkzeug braucht das Unternehmen für die nächsten fünf Jahre, angesichts seiner Größe, seines Teams und seiner Mittel? Für ein KMU dieses Typs deckt Odoo den Bedarf im Standard ab, mit schneller Einarbeitung und kontrollierten Kosten in Devisen; SAP Business One ist gerechtfertigt, wenn das Unternehmen einer Gruppe beitritt, die es vorgibt, oder eine weitergehende Industrialisierung anstrebt. Die Wahl wird schriftlich begründet, nicht aus Gewohnheit getroffen.
Die Rahmensetzung
Einige Wochen vor Ort, um die Prozesse so zu beschreiben, wie sie praktiziert werden: wie ein Auftrag eingeht, wie ein importierter Container angenommen und verzollt wird, wie eine Charge produziert wird, wie eine Rechnung beglichen wird. Die Rahmensetzung erfasst die zu übernehmenden Daten (Artikel, Kunden, Lieferanten, Anfangsbestand, Buchhaltungssalden), misst ihre Qualität und legt die Hosting-Variante fest. Sie definiert kurze Lose, jedes mit einem sichtbaren Ergebnis.
Das Szenario
Das gewählte Szenario ist fast immer dasselbe: Odoo im Standard, ohne Eigenentwicklung im ersten Los, und eine Anpassung der Gewohnheiten statt des Werkzeugs überall dort, wo die Gewohnheit kein Wettbewerbsvorteil ist. Der SYSCOHADA-Kontenplan, die Mehrwertsteuer und die Abschlüsse werden von Anfang an konfiguriert, in Abstimmung mit der Steuerkanzlei, die zum Nutzer des Systems wird statt zum Rekonstrukteur von Zahlen.
Die Lose
Erstes Los: Finanzen, Vertrieb, Einkauf und Bestände, mit einem ersten in Odoo erzeugten Monatsabschluss als Erfolgskriterium. Zweites Los: Produktion und Chargenrückverfolgbarkeit, vom Wareneingang bis zum Verkauf. Drittes Los, je nach Aktivität: Kassensystem, Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen, Zahlungen per Mobile Money. Ein interner Referent wird ab dem ersten Los geschult und übernimmt das laufende Customizing vor Ende des Programms.
Worauf wir achten
Was in einem KMU den Unterschied macht.
Datendisziplin
Ein ERP duldet nicht, was Tabellenkalkulationen verzeihen: einen Artikel unter drei Namen, eine Verkaufseinheit, die von der Einkaufseinheit abweicht, einen Kunden ohne Steuernummer. Die Bereinigung der Artikel, Geschäftspartner und Einheiten sowie eine physische Anfangsinventur gehen der Inbetriebnahme voraus. Jedes Datum erhält einen Verantwortlichen im Unternehmen. Falsche Daten zu übernehmen heißt, mit einem falschen Bestand zu starten.
Umfang
Die Versuchung ist, alles gleichzeitig zu machen. Das erste Los beschränkt sich auf das, was das Unternehmen im Alltag am Laufen hält, im Odoo-Standard, und wird in Betrieb genommen, bevor das nächste beginnt. Entwicklungswünsche werden notiert, datiert und nach drei Monaten realer Nutzung erneut geprüft: Die meisten erledigen sich von selbst.
Hosting und Konnektivität
Odoo online, Public Cloud oder lokaler Server: Die Wahl hängt von der realen Konnektivität des Produktionsstandorts ab, von der Lokalisierung der Daten von Mitarbeitern und Kunden im Hinblick auf das Gesetz Nr. 2008-12, von den Kosten in Devisen und von der Fähigkeit des Unternehmens, seine Sicherungen selbst zu gewährleisten. Ein Standort, der mehrmals täglich seine Verbindung verliert, erhält eine vorgesehene Betriebsweise, mit in der richtigen Reihenfolge nachgeholten Erfassungen.
Kompetenzen und Support
Die Schulung erfolgt je Rolle, auf den Daten des Unternehmens, vor und nach der Inbetriebnahme. Ein interner Referent kann einen Artikel, einen Preis oder ein Konto anlegen; die Steuerkanzlei arbeitet im System; der Support von AGILICIS übernimmt von Dakar aus den Rest, mit schriftlich zugesagten Reaktionszeiten.
Ergebnisse
Was das KMU in der Hand hält.
Die Ergebnisse eines Pfads dieses Typs, so wie wir sie erarbeiten. Ohne Kennzahlen: Die realen Ergebnisse stellen wir in einem Termin vor, mit dem Einverständnis der betreffenden Kunden.
Beschriebene Prozesse und begründete Wahl
Beschreibung der realen Prozesse, schriftlicher Vergleich zwischen Odoo und SAP Business One, Diagnose der zu übernehmenden Daten, Hosting-Empfehlung, Plan in Losen mit Erfolgskriterien.
Ein Steuerungsmodell im Standard
Konfigurierter SYSCOHADA-Kontenplan und Mehrwertsteuerregeln, bereinigte Stammdaten für Artikel, Geschäftspartner und Einheiten, dokumentierte Vertriebs-, Einkaufs-, Import- und Bestandsflüsse, Liste der abgelehnten Anpassungen und ihrer Gründe.
Ein System, das Konten und Bestände führt
Odoo Los für Los konfiguriert und in Betrieb genommen, übernommene Daten und validierte Anfangsinventur, erster im System erzeugter Monatsabschluss, etablierte Chargenrückverfolgbarkeit, begrenzte und dokumentierte Erweiterungen.
Ein autonomes Team und Support in Dakar
Interner Referent, geschult im laufenden Customizing, Leitfäden je Rolle, in das System eingebundene Steuerkanzlei, Support und Weiterentwicklungen von Dakar aus, mit schriftlichen Zusagen.
Weiterführend
Lesen, vergleichen, vertiefen.
Unser Angebot Odoo für KMU und mittelständische Unternehmen →
Standpunkt Odoo oder SAP: die richtige Frage für ein KMU oder ein mittelständisches Unternehmen der Subregion →
Standpunkt Mobile Money und ERP: mobile Zahlungen in den Kern der Unternehmenssteuerung integrieren →
Unsere Sicht auf die Branche Agrarindustrie →
Von der Illustration zu Ihrem Fall
Und für Ihr Unternehmen?
Dreißig Minuten mit einem AGILICIS-Experten, um diesen Referenzpfad mit Ihrer Aktivität, Ihren Daten und Ihrem Wachstumszeitplan abzugleichen.
Sprechen wir darüber →